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多様性を活かすチーム・組織づくり【1】

~多様性に対応する組織コミュニケーション~

◆多様化の背景にあるものは?

現在は多くの企業で、「多様性を活かすマネジメント」が課題になっています。
ここでは、多様性を活かすマネジメントを考える前に、組織内の多様化が進んだ背景を、改めて考えてみたいと思います。

1960 年代の高度成長期の特徴は3つあると言われています。
「キャッチアップ型モデル」「人口増加」「高度成長」です。
当時は、欧米企業モデルにキャッチアップすることが目標であり、一生懸命がんばって働けば、業績や報酬が右肩上がりに伸びる時代でした。
このような時代においては斬新なビジネスモデルや製品は不要でした。
決められたことをきちんとこなす人財が必要とされ、日本人の価値観も同質的でした。
ところが、キャッチアップ型モデルが行き詰まった現在では、「イノベーション」が求められています。
生き方、働き方、消費マ インドなどの価値観も多様化しました。
企業の現場では、契約形態の異なる人財が一緒に働き、新しいモノやサービスを生み出すことを求められています。
一方で、終身雇用や年功序列を約束することはできませんので、企業への貢献意欲、所属意識は低くなっています。
企業が成長を続けるために、多様な価値観を持った雇用形態の異なる人財のベクトルを合わせるための、新しいマネジメント方法が模索されているのです。

◆多様性に対応する組織コミュニケーションとは?

右図の「コミュニケーション氷山モデル」のように、私たちの言動の基には、価値観や経験などから形成された「その人らしいパターン」があります。
そのパターンに注目して言動の真意を理解しようとすることで、多様な考え方を活かすことができます。
つまり、「私の常識=相手の常識」ではないことが前提です。
多様性を活かすためには、「何のための話し合いかを共有する(目的志向)」、「結論を急がず、なぜそのように考えたのか、そのプロセスに注目する」、「『Yes,but・・・』と批判的に捉えずに、『Yes,and・・・』とアイディアを広げる」、などのコミュニケーション習慣が大切です。

◆コミュニケーションの氷山モデル

氷山は、海上に見えている部分の下に大きな塊があります。
同様に、コミュニケーションにおいては、外部から見えるもの(「言動」や「成果・結果」)の下に、見えないものが隠れており、それが言動に影響を与えています。
多様性を活かすコミュニケーションでは、表面的な言動ではなく、その下に隠れている見えない部分に興味を持ち、言動の背景を理解する姿勢が問われます。

◆多様性を味方につけるコミュニケーション習慣

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女性リーダー育成の要件 第 3 回

~縦を編む、横を編む仕組みの構築~

A社では、男女共同参画推進のシンボルとして、初の女性 課長(B さん)が誕生しました。
社内の男性管理職は、「性急に成果を期待するのではなく、じっくり成長してもらいたい」と考える人と、「どの程度、活躍できるのかお手並み拝見」という評論家的な見方をする人に分かれています。

そんなある日、C課長が部長の元にやってきました。
「部長、Bさんに課長職は、荷が重くないですか?リーダーシップを発揮できておらず、課のメンバーが不安視していますよ」

◆対話による価値観のすり合わせ

C課長が期待する「リーダーシップ」とは、どのようなものでしょうか?
もしかしたら、強力な指導力を発揮するボス型リーダーをイメージしているかもしれません。
この場合、部長は「リーダーシップ」の本質について、C課長と価値観をすり合わせる必要があります。

◆女性リーダーが社内人脈を広げる仕組みづくり

女性管理職やリーダーの多くは、他部署と折衝したり、巻き込んだりする業務経験が豊富ではありません。
他部署との折衝や巻き込みに必要な「社内人脈」を形成できていないのです。

OJTで経験させることも必要ですが、まずは、業務と離れたインフォーマルな形で、関係のある他部署の管理職やリーダーと、意見交換会や対話集会を定例的に開催するなど、社内人脈を形成しやすい場を設定し、社内人脈形成の仕組みを作ります。

そのことにより、他の管理職の理解も促進され、「グラスシーリング」(目に見えないガラスの天井)と言われる女性活躍推進の障壁が壊されていくでしょう。
このような対話の仕組みは、「横」(部門横断)の関係だけで なく、「縦」(上司と部下)の関係づくりにも有効です。(=縦を編む、横を編む)しっかりとした人間関係の土台を形成することが、男女共同参画の推進においても、円滑なビジネス環境づくりにおいても重要なのです。

◆建設的な議論は 「会話」と「対話」のある組織から生まれる

【会話】は、お互いの思いや気持ちを通わせ、一緒に活動できる関係を築く人間関係の土台です。
【対話】は、そもそも論を話し合い、お互いの考え方の背景にある思いや価値観を共有し、一緒に 本質を探る場であり、住宅で言えば柱のようなものです。この2つが成立する関係があって初めて、目標、行動、方策など、具体的に何をするかを話し合い、意思決定を行なう【議論】が成り立ちます。

会議が形骸化して建設的な議論ができていないと感じる組織は、 まず、職場で会話と対話が成立する仕組みを機能させることが大切です。
キリンビールの「V10 推進プロジェクト」では、部門を超えて社員が集まり、キリンの価値観などについて話し合うフォーラムを3年間開催しました。
女性リーダーの育成においても、性急に成果を求める前に、リーダーとして期待される行動や考え方の意味、価値観を共有する部門横断の対話からスタートしてはいかがでしょうか。

好評をいただいておりました「女性リーダー育成の要件」シリーズは、今月で終了となります。
来月より新シリーズがスタートいたしますので、引き続きよろしくお願いいたします。

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女性リーダー育成の要件 第2回

~女性リーダー育成のための能力開発目標~

営業アシスタントとして周囲からの信頼が厚いA子さんは、男女共同参画推進を推進する会社の施策もあり、初のリーダー職として抜擢されました。

当初は張り切っていた A子さんですが、最近、表情が沈みがちです。
ある日、上司に相談に来たA子さんが話したことは…

「リーダーを降ろしていただく訳にはいかないでしょうか。会社の期待に応える自信がありません」

◆キャリアアップしたくない女性リーダーが多い?

上記は、特殊な事例ではありません。
パソナキャリアカンパニーの調査によれば、主任以上の役職についている女性リーダーのうち、半数以上の51%が「上の役職を目指したいですか?」という問いに「当てはまらない」と答えており、その理由として「身近にロールモデルがいない」ことを挙げています。

「働き方や振る舞い方のモデルがいない」=能力開発目標が明確になっていない、ということを意味します。
役職(役割)が変わることで、却って、職場での立ち位置が見えなくなった、という声が聞かれます。

◆女性リーダーの《覚悟と自信》を醸成するには?

「求められる役割以上の成果を上げなければ!」という強い思いを持っているが故に、「求められていることが分からない」 「周囲の期待に応えられるのか?」という不安が、ストレスに変わってしまうのです。
その不安を軽減するのは、明確かつ適切な能力開発目標の設定とメンターからのフィードバックです。

ここでいう「フィードバック」は考課面談ではなく、日常的に成長を見守り、成果を認め、次の挑戦課題をスモールステップで示すことです。
社内にロールモデルが存在しないのであれば、女性リーダーの能力開発目標(指標)を明示して、まずはメンターである上司と一 緒にスモールステップを設定します。
そのような仕組みを作ることで、「ひと皮剥ける経験」を乗り越える逞しい女性リーダーが育つ風土が生まれます。

◆目標はスモールステップで!

【ポイント!】

1 自身の現在地と、将来の目標が見えるようにすること
2 階段の高さが適切であること
3 メンターが効果的にフィードバックをすること 階段(目標)の高さは、相手の特徴を判断して調整することが必要です。
「優秀な人財」=「自律的に困難な課題に挑戦する人財」とは限りません。

 本人のメンタルモデル(考え方の癖)に考慮した挑戦課題を与える
 本人の「ありたい姿」と「求められるリーダー像」を近づける
 「強み」を活かせる役割を与える

【新企画】企業の勝ち残り戦略

「ブランド価値=市場が認める組織の存在価値=資産価値」として評価される「ブランディングセミナー」理論と実践を踏まえたセミナーです。

セミナーにご興味がおありの方は、弊社、藤原までご連絡くださいませ。

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女性リーダー育成の要件 第 1 回

~ 女性リーダー育成に必要な<3要素> ~

女性リーダー育成には、次の 3 要素が必要になります。
1 女性リーダー候補者のメンタルモデルを変える
2 能力開発目標の明示
3 社内の育成環境整備と経験のデザイン

今回は、3要素のうち「メンタルモデル」について考えます。
メンタルモデルは、価値観や経験に基づいた独自の思考パターン=考え方の癖や習慣です。
私たちのメンタルモデルは、判断や言動に影響を与えます。
リーダーとして活躍することを期待された女性が、逆にストレスを溜めてしまい、チャンスを生かせないケースの多くは、メンタルモデルを変えることができず、本人の意識と期待とのギャップが大きくなってしまうことが要因です。

ある種のメンタルモデルは強固な自己免疫を作ります。

「私が挑戦しなくても大勢に影響はない」
「今までのやり方を変えたくない」
「挑戦して仕事を増やしたくない」

など、自己免疫が変化に対する抵抗を生みます。

一方で、挑戦や変化を過度に恐れないメンタルモデルを持っている人もいます。
「挑戦をして成功した経験」を持つ人です。

ただし、メンタルモデルは、意図的に変えることができます。
変化や挑戦を無意識に避けるメンタルモデルを持つ女性の場合、「得意分野で結果を出しやすい挑戦課題を設定」し、小さな成功を体験する機会を作ります。
現状の能力を多少上回る程度の課題を「ストレッチ課題」といいますが、ストレッチ課題をこなすことにより、挑戦への抵抗力が高まり、新しい免疫を作ることができるのです。

ストレッチ課題をクリアして結果を出したとき、その挑戦を認めるフィードバックを受けられると、さらに意欲が高まります。
そのようにして、ストレッチを繰り返すことで、挑戦や変化を前向きに受け止めるメンタルモデルが形成されます。

≪変化や挑戦に強いメンタルモデルを形成するには?≫
1.ストレッチ課題に挑戦をする機会を作る
2.成果を承認し、次の課題に挑戦させる

◆変化を望まない「自己免疫」

従来のやり方や考え方を変えたくない意識=自己免疫が高い人は、挑戦や成長を期待されていることがわかっていても、「今までの自分」の枠を広げることに、無意識の抵抗が生まれます。

◆「小さな成功」でストレッチする

急に大きな目標に挑戦するのではなく、少しずつ伸びシロを増やし、「小さな成功」を重ねることで、挑戦することへの免疫力を高めます。
その際、周囲の人が成長を承認する「フィードバック」を与えると、ストレッチを加速することができます。

【新企画】

イキイキ働く女性リーダーのための「5つの仕事力」セミナー

1.期待される女性リーダー力とは
2.イキイキ輝いて仕事をする≪1セルフマネジメント力≫
3.部下(後輩)を育てる≪2育成力≫
4.時間を効率的に使う≪3タイムマネジメント力≫
5.仕事の精度を高める≪4問題解決力≫
6.周りに影響を与え巻き込む≪5プレゼンテーション力≫
7.自分と周りが輝くステージをつくる

※上記は、1日研修のプログラム例です。
研修実施をご希望の際 は、弊社、藤原多映子までご連絡ください。
メールアドレス:fujiwara@j-bps.com

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業務改善 5S シリーズ A01-4

~清掃でいつも気持ちのよい職場に~
清掃とは「ゴミ・チリ・ホコリなし、汚れなし、ピカピカ」の状態を「維持すること」です。
始業前の清掃では、事務所をブロック分けして、スタッフ全員で清掃をする習慣をつけるとよいでしょう。
清掃を毎日しなくても、汚れたときにやればいいと思う人もいるでしょう。
しかし「毎日行うことが大事」です。
なぜなら、1つでもゴミがあると、そこにすぐゴミが集まってくるため、毎日行うことによって、ゴミが集まってくるのを防ぐのです。
汚れる前に清掃する方が、簡単で効率的なのです。常にきれいな状態が維持されるのですから、社員のモチベーションが上がり、集中力がアップし、「事務ミスゼロ」につながります。
清掃するときのコツは4つあります。実践して身体で覚えましょう。

◆ 清掃のコツ ◆

①「上から下へ」掃く、拭く
②「奥から手前へ」掃く、拭く
③モノを移動したら「水平、垂直、平行」に戻す
④四角いものを丸く拭くのはNG
四隅などの「角の形」に沿って拭かず、「丸く」拭くと汚れが溜まってしまうからです。必ず隅まで「角の形」に沿って拭きます。

◆清掃がうまくいくポイント

(1)清掃の分担を決めて、チェックリストで点検する
全員参画を原則とし、「清掃の頻度、清掃の箇所、担当者、時間など」を決めた清掃分担表(図1)、清掃分担マップ(清掃箇所の範囲図:図2)を貼り、みんなが参加、清掃しやすいように工夫しましょう。

(2)朝の清掃の準備を、前日の終業後にやっておく
朝の清掃をしやすくするために、終業後、デスクの上には電話機とパソコン以外は置かないようにします。

(3)汚れの発生源を突き止め、対策を行う
キーボードを清掃するより、終業後、カバーをしたり裏返ししたりする方がムダを省けます。

(4)清掃時に点検も行う
清掃によって、機械や設備も最良の状態を維持します。また整理整頓後の乱れがないかも併せて点検します。

(5)清掃時間は奇数を原則にする
人間は偶数だと安心してダラダラとした清掃になります。清掃時間を決めるコツは「奇数」。
さらに、時間を短縮していくとよいでしょう(例:9分→7分→5分)。

好評をいただいておりました「業務改善シリーズ」は今月で終了となります。
来月より新シリーズがスタートいたしますので、よろしくお願いいたします。

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業務改善 5S シリーズ A01-3

~整頓で誰もがわかるようにしましょう~

整頓とは、物を使うときに「わかる」ようにすることです。使うときは取り出しやすく、使い終わったときは戻しやすく整えましょう。
整頓の手順は「置き場所を決める」→「数量 /期限を決める」→「置き方を工夫する」→「表示する」の4段階です。

(1)置き場所は「目的・用途」と「使用頻度」で決める
使用する目的や用途が同じ、もしくは関連する物は、同じ場所で管理します。
また、いつも使う物は机周りに、たまに使う物は棚にというように、使用頻度によって置き場所を決めます。

(2)消耗品は数量を、書類は期限を決める
事務用品や消耗品などは、必要な数量を把握し、最大、最小数量を決めます。
発注数量は最大と最小数量の差分となります。最小数量になったら発注します。
書類は、法規・会社ルールに沿って、保管期限/保存期限を決めます。

(3)置き方は「作業順」「分類別」「サイズ別」で決める
「作業の順序」を念頭に置いて、分類別、サイズ別、形状別に規則性を持たせて置きます。

(4)保管の内容を表示する
表示の基本はワンルック化です。
ミスが起きないよう、表示する文字は大きくわかりやすく書き、フォーマット化、ナンバリング、色彩化で識別しやすくします。

◆整頓がうまくいくチェックリスト

□用途・使用頻度によって、保管場所を区別している
□事務用品・消耗品は基準の数量が決まっており、すぐに取り出して使える状態になっている
□書類は保管場所を定め、タイトルを明示して分類し、保管・保存期限を明示して保管している
□置き方は、作業順、分類別、サイズ別になっている
□保管の表示はワンルック化されており、誰が見てもわかる

◆改善事例(文具置き場)

改善前(デスクワゴン)

改善後(キャビネット)

①「書く」「郵便に使う」「貼る」などの用途別に引き出しに保管し、引き出しに色別の見出しをつける:探す▲34秒

②「文具キャビネットマップ」(図1)を天板に掲示し、何がどの引き出しにあるかがひと目でわかるようにする:引き出しを引いて中身を確認する▲21秒

③在庫管理はトレーごとにわかりやすく、一度で確認できる

【ご案内】

弊社代表取締役 藤井美保代の著書「仕事ができて、なぜか愛される女(ひと)の8つの習慣」 (出版元:SB クリエイティブ)が、3月27日に発売されました。
大変ご好評をいただいております。
ぜひ、ご一読ください。

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業務改善 5S シリーズ A01-2

~整理で要らないものを一掃しましょう~
整理ができていないと、「探す時間が増える」「ミス・手直しが発生する」「余分なスペースが必要になる」「モノ・書類を紛失する」「探せないものを購入する」など、さまざまな損失につながります。
整理には3つの段階があります。それぞれの段階に応じてポイントを説明します。

(1) 要るものと要らないものを分ける
要らないものに赤札(赤い付箋やガムテープを利用)を貼り、整理の見える化を行います。
赤い札が貼ってあるとよく目立ち、ムダを顕在化できて進捗状況も見えます。

(2) 要らないものを処分する
不要品は、「使うか、使わないか」を基準に判断します。
「使えるか、使えないか」で判断しては駄目です。使うものはストックする数量も決めて、余分にあるものは共有化しましょう。

(3) 要るものは使う場所がわかるように置く
要るものには用途、種類があります。誰もがわかるように場所を決めていきます。

◆整理がうまくいくチェックリスト

□不要品の判断基準、ストック数の基準がありますか
□不要品を最終判断する人は決まっていますか
□不要品の置き場を設置していますか
□リサイクル BOX、迷い箱を設置していますか
□不要品、不要書類はゼロになっていますか
□定期的に整理していますか
□机上や通路に、作業や通行を妨げるものが置かれて いませんか
□モノ・書類・データの配置は体系化されており、わかりやすく、探しやすいですか

◆改善事例(個人机の引き出し)

整理前

①1トレーで明確に分別していない(迷う)
②インデックスや電卓は常時使用していない(要らない)
③筆記用具は探して選択しないと取り出せない(探す)

整理後

①要らないものを処分し、使用頻度の少ないもの(インデックス、糊、電卓など)は共有化する:探す▲3 秒
②探さずに片手でワンアクションにて取り出せる:▲3 秒
③クリップ置き場は底を浅くすればすぐに取り出せる:▲2 秒

業務改善 5S シリーズ A01-2

~キャビネットの整理整頓~
(1) 要るものと要らないものを分ける(赤札作戦)
不要品に赤い付箋を貼り、整理の見える化を行います。期限日までに処分します。

整理前

(2) 要らないものを処分する
要るものだけが残ると、スペース配分が明確になります。
◆効果
1スペースを有効活用できる(延べの長さ▲800mm)
2スペース配分のイメージが容易にできるようになる

整理後（第一段階）

(3) 要るものは使う場所がわかるように置く
用途や種類、業務の関連性を考慮して、ゼロベースの視点から作業がやりやすくなるようにグルーピングします。

整理後（第二段階）

(4) 誰もがわかるように配置する
ラベルは部門ごとに色別で整頓し、年度別に配置。保存期限が必要なものは明記します。
◆効果
1探す時間のムダを解消できる
(取り出しにかかる時間　平均 30秒→平均 14秒:▲53%)
2簡単に元に戻せる:▲4秒

整頓

【お知らせ】

3月27日に弊社 代表取締役 藤井美保代 著書の
「仕事ができて、愛される女(ひと)の習慣」 (出版元:SBクリエイティブ)が発売となっております。ぜひ、ご一読ください。

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業務改善 5S シリーズ A01-1

~ゼロエスとは整理前準備~
5Sが「整理・整頓・清掃・清潔・躾」ということは誰もが知っていても、組織全体として実践している企業は限られます。
なぜ一筋縄ではいかないのでしょうか。
それは5Sの基本である2S(整理・整頓)の方法が正しく理解されていないからです。
まず1S(整理)の前段階である0S(ゼロエス)という整理前準備が必要です。

◆ゼロエス(整理前準備)とは下記の3項目の実行

1. 2Sのあるべき姿の明確化
「整理ができている状態」「整頓されている状態」を図にして具体的なイメージを描き、職場で「見える化」を行います。

2. 2Sの方法の理解(方法はシリーズで紹介する予定)
(1)担当エリアと責任者の決定
(2)2S推進スケジュールの作成
(3)整理の準備
　1不用品整理基準の作成
　2不要品置き場の設置(リサイクル BOX、迷い箱:
　　　不要かどうか分からないものを一時保管する箱。 ◯カ月未使用なら廃棄)
(4)整頓の準備:整頓の基準の明示、整頓の道具立て

3.5S導入教育(5Sの目的の理解)
5Sの主たる目的は「安全確保」「品質向上」「納期短縮」 「生産性向上」「コスト低減」「モラル向上」「職場環境向上」です。
正社員以外の従業員(パート・アルバイト等)にも、5S活動の意義を伝えてから実践します。

5S活動は、社内の全員で参加することが重要です。
まずは管理職が率先垂範し、現場のリーダーとなって先頭に立ち、全員を5S活動に導いていきましょう!

【新刊ご案内】

発売日:2015年3月18 日
出版社:SBクリエイティブ
著 者:藤井 美保代 (弊社代表取締役)
新刊でお伝えするのは、「好感度」と「効率」を両立させている、仕事ができて愛される女(ひと)の仕事術&習慣。
すでにこのテーマで、公開セミナーや研修の依頼をいただいております。
研修のご要望がございましたら、弊社担当、藤井裕子までお問い合わせください。

【お知らせ】

毎月 1 日に発行するマンスリーレポートでは、「業務改善シ リーズ」をご紹介しています。このシリーズは 2014 年 12 月 からスタートしましたが、再発行のご要望を多数いただいた ため、2014 年 12 月から 2015 年 3 月までのマンスリーレ ポートを、ご希望の皆様へお届けすることにいたしました。こ のマンスリーレポートでご紹介している実例は、特に好評を いただいております。 また、今回ご希望の方には、発行元:SMBC コンサルティ ング株式会社の「実務シリーズ」のうち、以下の 2 つの小冊 子も送付いたしますので、お申し付けください。
No155 新入社員のワンランクアップの仕事術 (著者:弊社 代表取締役 藤井美保代) No167 「事務ミス・ゼロ」の職場をつくろう (著者:弊社 代表取締役 藤井美保代)
小冊子の送付を希望される方、およびマンスリーレポートへ のご要望がございましたら弊社担当 藤原までご連絡くださいませ。

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業務改善 残業ゼロシリーズ C01-3

~自動化(確認のムダ取り)~

「ムダ」とは付加価値を生まず、会社にとって必要性、目的性のないものです。
日々の業務には、気づいていない「ムダ」が多く潜んでいます。
事務部門の代表的なムダを分類すると、「確認」「重複」 「反復」があります。

◆「確認」「重複」「反復」のムダ事例

確 認
 あいまいな指示で確認が必要な書類
 パソコン業務で自動化できるのに、人が確認を行っている

重 複
 部署間で同じ業務を行っている
 メールでの連絡を印刷して配布している

反 復
 同じ内容の問い合わせに対応している
 同じ内容の入力の繰り返し

ある企業では、事務スタッフの確認業務が１日の25%を占めていました。

◆「確認」「重複」「反復」のムダ取り対策

ムダを発見した時点で、付箋でボードに見える化し、メンバー全員で問題を解決して、業務の効率化を実現しましょう。
「確認」「重複」「反復」のムダの多くはWeb、パソコン等のシステム上で解決し、自動化することが今回の重要なポイントです。

『仕事の見える化』実践レポート

<人材派遣業 事務スタッフ/入社3日目の事例> 「業務とファイル管理の流れ化」のために、「デスク周りの戦略基地化」を行いました。
デスクの引き出しに、3カ月分の 1日から31日まで、一日単位でのフォルダーを制作しました。 これから、それぞれのフォルダーに、『1案件=1クリアファイル』で保管して、日々の仕事を「見える化」していきます。

日付のフォルダーを見て仕事をすることで、ヌケやモレを防ぐことができます。

~新入社員を迎えるシーズンに向け、文書環境の整え方を学ぶ!~

ファイリング実践研修

【1】 今なぜファイリングなのか?
【2】 ファイリング3つの柱の理解
【3】 ファイリングを始めよう
【4】 ファイリングと5Sを連動させる
【5】 デジタルデータのファイリング
【6】 ファイリングに情報整理の視点を組み込む

※上記は、1日研修のプログラム例です。研修実施をご希望の際は、弊社 Web サイト、お電話にてお問い合わせください

今月もお読みいただきありがとうございます。寒い日が続きますが、お身体に気をつけてお過ごしください。
次回もよろしくお願い致します。

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業務改善 残業ゼロシリーズ C01-2

～スケジュール管理～
「1時間でできると思ったのに、やってみたら1.5時間もかかってしまった」　－　こうしてスケジュールがずれて、気づけば残業…なんていう経験はありませんか？
人は自分への期待や過信からか、作業時間を短めに見積もってしまう傾向があるようです。
きびしい見積りでスケジュールを立てるため、スケジュールに余裕がなくなる。これが、スケジュール通りに仕事が進まない原因の一つです。

【参考書籍：日本能率協会マネジメントセンター「ミスゼロ仕事の片づけ・整理術」　藤井美保代 著】

【スケジュール管理に重要な3つのポイント】

1 業務とファイル管理の流れ化
2 デスクワークの流れ化
3 すきま時間を有効活用(かたまり×同質化)

『業務とファイル管理の流れ化』 とは?

未処理や進行中の仕事と、その仕事に関わる書類を <見える化>し、さらに<流れ化>して、的確なスケジュール管理を実現します。それによって、ムダな時間やミスをなくし、業務の効率化を図ります。

『業務とファイル管理の流れ化』セルフチェック

 やるべきことを A4 サイズ一枚で一元管理し、案件ごとにクリアファイルに入れている
 書類の右上に、〆切日を丸印で囲んで記入してい る
 書類をクリアファイルで色別に管理している
 日付順に整理収納している
 その日が〆切日になっている書類を取り出して仕事 を進めている
 仕事の終了後、リサイクルボックスまたはシュレッダー処理している
 その日の書類を片付けた時点で、常に最新の日付の仕切りが一番手前にある状態にしている
 3 カ月先までは、1 日から 31 日まで一日単位で仕切っている
※ 1 つでも✔のつかない項目があったら、改善活動とともに、次の研修をお勧めします!

～目の前の業務に追われることなく、大切な業務の時間を確保する！～

タイムマネジメント研修

【1】 これからの時代、現状のままで成果が上がるのか
【2】 業務を効率的にマネジメントする
【3】 的確に優先順位をつける判断力を養う
【4】 貴重な時間を有効に使うタイムマネジメント
【5】 周りの人に振り回されないためのコミュニケーションマネジメント
【6】 成果を出し続けるためのセルフマネジメント

※上記は、1 日研修のプログラム例です。研修実施をご希望の際は、弊社 Web サイト、お電話にてお問い合わせください。

あけましておめでとうございます。今年も、業務効率に役立つ情報をお届けいたします。
新年を迎え、私たちが目標に掲げる言葉は 「練」。よく考え、よく話し合い、より良いものに練り上げることで、さらなる進化、成長を目指します。