「Wordで誰でもつくれる! 本当に使える業務マニュアル作成のルール(森田圭美著)」

個々のチカラを組織のチカラに――
マニュアルは組織の財産!
業務の属人化、引き継ぎの不備、従業員の育成・定着問題に効く!

生産性向上・人材育成を成功させるマニュアル作成のスタートは、
「段取り」と「業務の見える化」から。

つくりやすい・わかりやすい・更新しやすいマニュアルを
プロジェクトの立ち上げからWordでの作成方法、更新・運用のしくみまで、
具体的な方法を解説!

在宅勤務、業務の適正な分担が不可欠な今、
「働き方改革」の一歩はマニュアル作成から!

そのまま使える!
テンプレートデータのダウンロード特典付き。

著者:森田 圭美
出版社:同文舘出版 価格: 1,980円
発売日:令和3年12月15日
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ダウンロードは、「テンプレートデータ」をクリックください。
※利用には、書籍掲載のパスワードが必要です
テンプレートデータ

「今さら聞けないパソコン仕事の効率アップ50(森田圭美著)」

パソコンが苦手な人、スキルアップを図りたい人、「こんな事、今さら聞けない・・・。」と躊躇している人へ。Excel,Word,PowerPoint,メールソフトなど、実務に使える簡単な機能・テクニックを分かり易く解説。簡単な機能を一つ覚えるだけで、仕事は劇的にはかどります!

著者:森田 圭美
出版社:同文舘出版 価格:1,650円
発売日:令和3年2月12日
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「新人のための仕事のミスゼロチェックリスト50(藤井美保代著)」

一見単純作業で、重要だと思われない事務仕事。
だけど、ひとたび間違えると、大きな事故につながる可能性が…… !
「ミスをしたくない」という不安を解消するには、毎日の仕事でミスゼロのコツを積み重ねていくこと。
「基本行動」 「気づく力」 「段取り力」 「うっかり忘れ防止」「顧客対応」 「コミュニケーション」 「見える化」をキーワードに、新人のうちに習慣化しておきたい50のミスゼロ対策を紹介!

著者:藤井 美保代
出版社:同文舘出版 価格:1,540円
発売日:令和3年2月12日
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単行本「失敗を未然に防ぐ 仕事のミスゼロ100の法則 」藤井 美保代著

業務の煩雑化や人員削減、働き方改革などの影響で、多くの仕事を早く、的確にこなすことが求められています。忙しいと、どうしてもミスが起こるもの。でも、ほんの些細なミスが、取り返しのつかない大損失につながることがあります。
本書では、ミスを事前に防ぐために必要な100の法則を紹介。「~すれば、…なる」という形でわかりやすく解説していきます。
事務職だけでなく、営業、企画、・開発、経営者、フリーランスなど、すべてのビジネスパーソンに役立つ1冊です。

著者:藤井 美保代
出版社:日本能率協会マネジメントセンター 価格:1,650円
発売日:令和2年6月19日
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コラム「地域No.1企業の危機対応力」(2018年10月1日)

気候変動による災害や地震は企業活動に大きなダメージを与え、危機管理能力が問われています。
9月6日に発生した最大震度7の北海道地震では、ブラックアウト(全電源消失)という想定外のことが起こり、生活インフラが大きな影響を受けましたが、その中で95%以上の店舗が営業を続けたコンビニ「セコマ」の対応に賞賛が集まりました。

セコマの一部店舗には店内でガス調理する施設があり、地震発生直後も、
おにぎりや総菜など温かい料理を提供し、道民の生活を支えました。

こうした対応に、SNSの投稿者は、
「できたてのおにぎりが出てくるなんて神すぎる」
「北海道の誇り」
など、非常時の対応に賞賛の声が上がり、多くのメディアで紹介されました。

セイコーマートによると、今回の北海道地震の折、道内に1100ある店舗のうち、
従業員が出勤できない店舗を除く1050の店舗が営業を継続。
会社が各店舗に配布している非常電源キットを使い、従業員の車などから電源を取ることにより、
停電中も、一部の店ではガス調理施設で温かい料理の提供を行うことができました。

セコマは、道や道内各地の自治体との間で災害時に食糧や応急生活物資を供給する協定を結んでおり、
今回も地震直後からパンや飲料水、菓子類などを提供しました。
一方で、地震により札幌市の自社物流センターの設備が一時損傷し、食品製造工場の稼働が一時停止し、
店内の商品棚がほぼ空っぽになったこともあったようです。

このように、非常時のマイナス影響をゼロにするどころか、地域住民が感動するほどの
<マイナスをプラスに変える危機対応>を実現できた背景には、
運営会社である株式会社セイコーマートの地域No.1戦略がありました。
セイコーマートの戦略には、地域企業が、地域住民に支持され、生き残るエッセンスが詰まっているように感じます。

●セイコーマートの特徴と地域NO.1戦略

本社:株式会社セコマ(北海道札幌市)
北海道で創業したコンビニエンスストアチェーン。
1号店は1971年に開店し、国内で同業のセブン-イレブンよりも早い。
コンビニエンスストア部門「顧客満足度全国1位」
北海道内の人口カバー率99.8%
(北海道の人口:約540万人、出店地域の人口合計:569万人)
人口の少ない地域や離島にも出店し、地域のライフラインとして住民に親しまれている。
セイコーマートクラブカート会員数:462万人

《地域No.1戦略を貫く経営姿勢》
・大手にまけないための戦略・・・「負けないために北海道を出ない」
・60種類を超える手作り惣菜とお弁当。添加物はできるかぎり使わない(お弁当は店内調理)
・物流会社、食品製造会社をグループ内に持ち、プライベートブランド品を多数品揃えすると同時に
自社配送ができることにより、今回の北海道地震での対応が可能になった。
・コンビニの代表的売れ筋商品である「おでん」「ドーナッツ」を置かず、安価で特徴のある独自の品揃えを貫いている。

同社の代表取締役・丸谷 智保氏は、同社の特徴について以下のように語っています。

「北海道は、東京の所得と北海道の所得を比べた時に、やはり経済格差があるんです。
だから1円でも10円でも安く販売するっていうのは「北海道のお店」としてやらなきゃいけないこと。
北海道で作られたものを使って、私たちの工場で製造して、お店に流通させている。
そういうプライベートブランドのおかげで安さは維持できている。」
(プライムニュース デイズ9月7日放送より)

コラム「日本が描く近未来~Society 5.0」(2018年9月7日)

「Society5.0」という言葉を聴かれたことがあるでしょうか?
「Society5.0」は、日本が描く近未来社会の姿であり、以下のように定義されています。
(参照:内閣府HP)

「サイバー空間(仮想空間)とフィジカル空間(現実空間)を高度に融合させたシステムにより、経済発展と社会的課題の解決を両立する、人間中心の社会(Society)」
狩猟社会(Society 1.0)、農耕社会(Society 2.0)、工業社会(Society 3.0)、情報社会(Society 4.0)に続く、新たな社会を指すもので、第5期科学技術基本計画において我が国が目指すべき未来社会の姿として初めて提唱されました。

◆Socioety5.0が目指す社会とは?

高度成長期、経済停滞期を経て成熟した日本社会は、今、成長の踊り場にあると言われ、私たちは経済成長による豊かさを得た半面、富の集中や地域による不平等など格差を生んでいると同時に、人口減少と急速な少子高齢化による社会コストの増大など、多くの社会課題を生み出しています。さらに、グローバルな視点で見ると、進行する環境汚染の問題、南北格差の問題など、解決しなければならない課題が山積しています。一方で、IoT、ロボット、人工知能(AI)、ビッグデータといった社会の在り方に影響を及ぼす新たな技術の進展が進んできており、
これら先端技術をあらゆる産業や社会生活に取り入れ、経済発展と社会的課題の解決を両立していく新たな社会であるSociety 5.0の実現を
目指そうというのが、この提言の趣旨です。

◆Socioety5.0を実現するための人財像

このような新しい社会像を実現するためには、従来とは異なる能力を備えた人財が必要になります。
文部科学省では「Society 5.0の社会像」を踏まえて、「新たな時代を豊かに生きる力の育成に関する省内タスクフォース」を立ち上げました。
そのレポートが描いている「新しい社会を実現するための人財像」は以下のとおりです。
参照:「Society 5.0に向けた人材育成~社会が変わる、学びが変わる~(概要)
Society 5.0に向けた人材育成に係る大臣懇談会」レポート(平成30年6月5日)

現代が変革の時代であることは多くの人が漠然と意識していることですが、
「Society5.0」の提言を見ると、私たちは、日本社会の在り方そのものが大きな変遷を遂げる節目に生きているのかもしれません。

コラム「会議を見える化し、デザインする〜グラフィックファシリテーション」(2018年8月31日)

「会議を見える化し、デザインする〜グラフィックファシリテーション」

現在、会議やブレーンストーミング、ワークショップなど、議論を活性化させるグラフィックファシリテーションが注目されています。会議を見える化するデザインの新しい形といえます。場の空気も、参画意識のない参加者の意識までも変えるグラフィックファシリテーションの革新性のエッセンスを紹介します。

■グラフィックファシリテーションとは
対話(はなし)を見える化することで、場の活性化や相互理解をうながす技術です。会議やワークショップなどで話される内容を、グラフィックを使いながらリアルタイムに見える化していくことで、場を活性化させ、議論を深め、共感や相互理解をうながすことができます。
その結果、効率的な議論の拡散と収束が可能となり、新しいアイデア発想、合意形成、課題解決など、得たい成果が得られる技術、それが『グラフィックファシリテーション』です。
(参照:「グラフィックファシリテーションとは」一般社団法人 グラフィックファシリテーション協会)

■グラフィックファシリテーションの2つの働き
グラフィックファシリテーションには、大きく2つの働きがあります。
一つは『活性化』の働き。
グラフィックは人の感性にダイレクトに働きかけます。心を動かし、共感を生み、その結果として対話がはずんだり、アイデアが湧いてくる、といった効果があります。
そしてもう一つは『構造化』の働き。
ピクトグラムやフローチャートを活用して整理することで、複雑な内容が構造化され、わかりやすくなります。物事がシンプルに、明確になって、話し合いをきちんと収束させることができます。(出典:http://grafaci.or.jp/what

従来のテキストベースの議論の表現では、イメージが湧かず、相互の関係性を把握するにおいても人によって捉え方が違います。意見や数字など現実的なことだけを求めると閉塞感を脱しきれず、発想がなかなか広がらないものです。しかし思いや感情、感覚なども見える化し、共有すると二次元のイメージとなり、チームとしての一体感や発想が一気に広がるのです。

■グラフィックファシリテーションの方法
グラフィックファシリテーションを行う上で必要なツールは、
・ホワイトボードor模造紙
・マジックペン(3色以上)
です。その他にセロハンテープ、付箋、キッチンタイマーなどがあると便利です。

グラフィックファシリテーションの方法は次のように行います。

■記録の基本型
基本的な記録のやり方は4つです。「箇条書き型」は議論の流れを時系列に沿って振り返ることができます。ポイントとして、スペースを空けておくと、後で関連づけいしやすくなります。議論の内容によって、「グルーピング型」「関係図型」「マトリックス型」などに分けると、型の中で考えを深めていくので、抜けや漏れに気付きやすくなります。また枠組みに従って、強制的に発想させることもできます。
参照:
http://www.city.hekinan.aichi.jp/kyodoka/01kyodo/koza/H29/05kawara.pdf

他に、発想を広げたり、意見の全体像を把握するのに使える「マンダラ型」があり、企画会議に向いています。やり方は中央にテーマを書いて、周辺に発想を延ばしていくことができます。ルールとして、関係の近い項目を近い位置に、遠い項目を遠い位置に配置します。そして項目のまとまりに見出しをつけたり、矢印などで関係を見せることで、アイデアが出やすくなります。

■ファシリテーショングラフィックの効果
ファシリテーショングラフィックは議論が一枚の絵となり、次のような効果をもたらします。

・話の流れを俯瞰できる
・話の内容が分かりやすく伝わる
・触発されて新しい意見やアイデアが生まれやすくなる
・発言、発想が自由になり、創造的な対話を引き出す
・ギャップやヌケモレが分かりやすくなる
・活発な議論が物語になり、読んで楽しくなる
・記憶として定着し、次につながる
・共通理解と共感から、チームが一つにまとまる
・参加者全員が常に目的、課題解決に向かうため、会議の生産性がアップする
・参加しなかった人もビジュアルに理解でき、意識や行動を変えることにつながる

■ファシリテーショングラフィックの事例
日本財団「ママの笑顔を増やすプロジェクト」はママたちのリアルに寄りそい、たくさんのママの想い、「もっとこうなるとHAPPY!」という声とともに、ママたちと一緒に活動をしています。2014年7月から8月の間に開催されてママカレッジおきなわでは、グラフィックファシリテーションを行いながら進行しました。議論の流れが一枚の絵で把握できます。



出典:http://mamapro.jp/news.php/mamacollege_okinawa/2364

コラム「新卒採用にみるイノベーション」(2018年8月9日)

新卒採用にみるイノベーション

新卒採用の方法は、時代とともに変化してきました。

(HR NOTE webサイトより)

上記年表に見られるように、1980年頃から新卒向け合同企業セミナーが開催され、1995年頃からは、Web求人広告が登場しました。2000年頃からは、新卒の人材紹介サービスが誕生。その後は、学生がイベントやwebを通して自己PRを行い、企業がそれを見てアプローチする<スカウト型採用>やSNS(FacebookやTwitter)を利用したソーシャル・リクルーティングが始まります。
そして、2015年頃からは、自社を知ってもらうために学生と自社社員とが気軽に話せる場を設定する<ミートアップ>を取り入れる企業が出てきました。さらに、2016年からは、大量の学生のデータから自社に合う人財をマッチングする<AIマッチング>という手法がスタートしています。

自社の成長の担い手を発掘、採用するために各社ともしのぎを削っているわけですが、日本の若年人口の減少に伴い、優秀な新卒の採用はますます困難になっています。しかし、そのような現状においても、自社の戦力となる新卒人財を確実に採用できている企業があります。

◆セプテーニグループのオンライン採用
 参考:セプテーニグループ オンラインリクルーティングサイト
http://www.septeniholdings.co.jp/recruitment/recruiting/online_recruiting/

ネットマーケティング事業において急成長を遂げている同社では、採用と社員の成長を科学するために「人的資産研究所」を設立し、既存社員の活躍データを元に採用を科学的に分析。将来、自社で活躍できる可能性を秘めた人財をオンラインで自動選考(内々定まで)するオンライン・リクルーティングを実施しています。同社では、2009年より蓄積した約6000名のデータを用いて「活躍予測モデル」を設計し、この活躍予測モデルをもとにその人の入社後の活躍度を予測。現在は、この活躍モデルを使って採用判断の材料にしています。

◆同社が取り組む5つの採用施策

1.オンライン・リクルーティング
2.オンライン自己分析ツール
3.AIアドバイザー
4つの性格タイプ別に、AIが事業や働き方に対する質問に回答する。
4.キャリアフィードバック
採用の如何に関わらず、学生の特性に適した詳細なキャリア形成の考え方をフィードバックする。
5.VRインターンシップ
ヴァーチャルリアリティによるインターンシップ。
独自のデバイスを用いて同社で働く疑似体験ができる。


オンライン・リクルーティングは、主に地方の学生に対して提供しており、以下の効果が上がっているようです。

◆オンライン・リクルーティングの効果
・選考時間が9割削減
・地方学生の内定承諾率が4倍に増加
・地方大学の採用実績校が20校に増加

従来の採用方法の場合、地方の学生は、就職活動のために東京に来る必要があり、費用も時間もかかりますが、オンライン・リクルーティングは、このような学生の負担を軽減する効果があります。
しかし、新卒採用活動の主要目的は、自社で活躍する可能性を見極めることですから、安易に利便性を高めることは問題があります。

同社のオンライン・リクルーティングは、「人的資産研究所」が、データ分析を元に自社で活躍する人財特性を特定し、その特性を備えた人財を発掘するためのプロセスを緻密に組み立てているからこそ、期待どおりの成果を得られているのでしょう。さらに、オンライン・リクルーティングを利用した学生は、自身のキャリア特性を分析してもらい、働き方のヒントを得ることができます。採用されないとしても、このように人の成長を支援する企業姿勢に対する共感を得られるメリットもあります。

ネットマーケティングを事業の柱とする同社の強みがあるからこその採用手法ではありますが、採用活動においても、自社の強みを活かした工夫が求められる時代に突入しているといえるのではないでしょうか。

コラム「デザインが持つ変革性」(2018年7月31日)

「デザインが持つ変革性」

■拡張するデザインの領域
デザインと言えば、一般的な工業製品のインダストリアルデザイン、建築・インテリア、ランドスケープなどの空間デザイン、広告やサインなどのグラフィックデザイン、他にファッションデザイン等があり、伝統的分野のデザインを思い浮かべます。
さらに現代では、エクスペリエンスデザイン・UXデザイン、サービスデザイン、ビジネスデザイン、ソーシャルデザインなど、システム全般に亘る、複数の利害関係のある組織・集団・コミュニティなどが関与する、複合的な「仕組み」「システム」の設計にまで、デザイン領域は広がっています。デザインは「人々に考えを伝える」「人を動かす」「人がつながる」、そして「人から環境、社会まで変える」まで影響を与えているのです。

デザインの扱い方次第で、ビジネスが成功するかしないかを決めてしまうことから、デザインをありとあらゆる方面から可能性を探っていきたいと思います。
今回は伝統的分野のデザインの改良、変革でビジネスが成功した例を紹介します。

■デザインで売上げ倍増

JAうご産あきたこまちを美少女イラストの作家・西又葵先生に描いたイラスト「美少女こまち娘」を採用して、1ヶ月で2年分を売り上げたといいます。

 

 

 

 

 

 

1996年発売当時、「ネピア モイスチャーティシュ」の商品名であまり浸透しなかった商品が、2004年に「鼻セレブ」に改名し、パッケージもフワフワの動物に変更すると10倍以上の売上に伸びました。

 

 

 

1986年刊行の『思考の整理学』(外山滋比古・著)が、21年の時を経て2007年にブレイク、今や約190万部を売り上げる大ベストセラーにまで上り詰めました。きっかけは盛岡の書店員による手描きPOP「もっと若い時に読んでいれば…そう思わずにはいられませんでした」が書店来店者の支持を獲得し、出版社がそのPOPの文章を帯に使用して販売したところ、爆発的にヒットしたという事例です。

<帯をつける前の書籍と手書きPOP>

 

 

 

 

 

 

 

<帯をつけた書籍>

 

 

 

 

 

 

 

参照:https://www.gentosha-book.com/column/column116/

このように視点を変えて、デザインやネーミング、アプローチの方法を帰るだけで売上げを倍増するのです。ガンバリズムで業績が正比例しないように、どれだけ付加価値を与えるかが業績アップのポイントになるようです。

■発想を変える〜ヒントはモノではなく、ライフスタイル
“ライフスタイルに合わせ硝子食器の新しい価値を作る”

「フランス料理では、オードブルにはシャンパン、魚料理には白ワイン、肉料理には赤ワインと、料理に合わせたワインとそれ専用のグラスがあるのに、日本酒用の器はどうしていつもお猪口と杯なんでしょう?」と疑問を投げかける木本誠一氏(木本硝子株式会社 代表取締役社長)。
料理も日本酒も、国の垣根を超えて創作やフュージョンを進めているのに、グラスだけ同じなのは、もったいないと嘆く。

「わが社が提案・販売しているのは、グラスではなく、新しいライフスタイルです。料理の皿が出るごとに日本酒を変え、日本酒を変えたらその特徴を引き出すグラスに変える。そのため、現在60種類のグラスを作っていますが、今後はさらに30種の新商品の製作を進めています」。

2008年第5回東京都伝統工芸品チャレンジ大賞”最優秀都知事賞”を受賞したのを皮切りに、数々の賞を受賞した江戸切子「KUROCO」(クロコ)

 

 

 

 

日本酒と料理のペアリングを楽しむためのグラス「XANA」は、ドイツ
のウォルフワーグナー氏によるデザイン。

「日本酒を飲むことはもっとスタイリッシュになるはず」という
メッセージが込められています。

出典:ビジネスサミットOnline 「現代にマッチしたデザインで 伝統工芸に新たな価値を創出」

 

 

 

 

「美少女こまち娘」あきたこまちが、古くから育まれた食文化とポップカルチャーを組み合わせた「日本の伝統×お家芸」であり、木本硝子が手がけた江戸切子「KUROCO」が「伝統工芸×現代デザイン」です。日本の伝統が現代のさまざまな文化や表現媒体と組み合わせることによって異質のモノやライフスタイルが生まれることを発見すると、既存概念から解き放れてより自由な発想を与えてくれます。もっとデザインを活かすことが人口減少によるパイの縮小、高齢化といった日本の社会のマイナス要因を大きく変革する起点となるのです。

コラム「効果的な学習メソッド」(2018年6月26日)

「効果的な学習メソッド」

ビジネスパーソンにとって、企業内の昇格試験やTOEIC、資格試験など、学習する上において記憶の定着力が一層求められています。そのために行う最適な学習方法を紹介します。

■「インプットとアウトプット、どちらが暗記の方法として効果的なのか?
これを実験で明らかにしたのが、アメリカのカーピック博士(パデュー大学)です。博士はワシントン大学の学生を集め、馴染みのないスワヒリ語を40個覚えるように指示しました。

以下の4グループにわけて、以下のそれぞれ違う学習方法を指定し、同じ学習時間とし、実験を行いました(表1)。
1番目のグループはテストをして、一つでも間違いがあれば、また40単語全部を学習し、40単語全部について確認テストをします。
それを全問正解するまで続ける、「完璧主義」のグループです。
次に間違いの箇所に重点を置き、それ以外も網羅的に学習するグループが2、3番目のグループです。
2番目のグループは、間違いがあれば、間違った単語だけ学習し、40単語全部について確認テストをします。

3番目のグループは、間違いがあれば、40単語全部を学習し、間違った単語についてだけ確認テストをします。
最後の4番目のグループは、間違いがあれば、間違った単語のみを学習と確認テストをする、最も「合理的」なグループです。
(表1:グループ別の学習方法)

試験当日は、この4つのグループにおいて習得の速さには差は見られませんでした。几帳面にやっても、合理的にやっても、どの勉強法も、予想外に同じ結果となりました。ところが、1週間後に再テストを行うと明らかな差が出たのです。1,2番目のグループは正解率81%と好成績であったのに対し、3,4番目のグループはともに同36%の低い成績に終わりました(表2)。
(表2:1週間後の試験結果)

なぜ、このような結果になったのでしょうか。グループ毎の学習方法の共通点に目を向けてみると、1,2番目のグループは「40単語の確認テスト」が共通であり、3,4番目のグループは「ミス単語の確認テスト」が共通です。
記憶の定着には「確認テスト」が効果的であり、それも間違えた箇所のみ行うより、すべて確認テストを行うことが求められます。「テキストや参考書を読む」「ノートにまとめる」「テキストなどにアンダーラインを引く」「丸暗記する」といった入力の学習よりも、「問題を解く」という出力の学習の方が2倍以上の記憶をもたらすことです。

■入力の学習より出力の学習を重視する
つまり、「情報を何度も学習する」入力よりも、「情報を何度も使ってみる」の出力が、長期間、情報を記憶することができることです。

ビジネスパーソンにとって、記憶力が試される昇格試験や語学、資格試験など、同じ時間で最大の効果を生みたいのであれば、一般的な入力の学習でなく、問題集を繰り返し解く出力の学習がより効果が期待できるというわけです。

この点で企業において、出力の学習とは接客教育でいえば、実習そのものであり、営業のスキル向上であれば、トップセールス社員の模倣による実践です。改めて出力重視の教育研修に変えることが人材育成の確実な成長を促すのです。

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