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業務改善 残業ゼロシリーズ

~「負のスパイラル」からの脱出~
日々の仕事に追われていると、残業はまず減りません。 業務が非効率なまま疲労が溜まる「負のスパイラル」に陥 ってしまいます。
現在の仕事の棚卸しをして、作業とそれにかかる時間を 把握し予定を組んでも、残業が減るとは限りません。何 故なら「作業=仕事+ムダ」であり、ムダを含んだままの 時間配分になってしまうからです。

事例:A メーカー総務部門

・今日の業務が見えない
・PCやファイル管理から抽出しており、業務が一元管理されていない
・確認、重複、反復のムダがおおい

【残業をゼロにする3つのポイント】

1 メール処理のムダ取り ↓今号のレポート↓
2 タスク、スケジュール管理の流れ化 (次号掲載予定)
3 確認、重複、反復のムダ取り

メール処理のムダ取り術

 単語登録:2回以上使用の単語はすべて登録
 メール本文の「テンプレート化」:上書きできないようにプロパティの「読み取り専用」をチェックし、文書の種類ごとにフォルダを分けて保存する
 メールを2回開かない:メールを読んだら「削除」「返信」「保存」などの次のアクションで完結させる
 送信者別フォルダの自動振り分け

メール効率化のためのセルフチェック

 単語登録の活用
 メール本文の「テンプレート化」
 メールフォルダの整理整頓
 状況にあわせたフォルダ作成
 不要なメルマガの登録解除
 メールの優先順位の判断
 フォルダの定期的なバックアップ
 要件・結論を先頭に書く
 メールチェックの回数と時間を決める
 メールを2回開かない

※ 1つでも✔の項目があったら、改善活動とともに次の研修をお勧めします!

~メール処理のムダを省き、伝わるメールを作成する!~

ビジネスメール作成研修

1. ビジネスメールの基本とマナーを押さえ、開封し読んでもらえるメールの書き方を習得する
2. 社外に通用する訴求力の高いメールを効率よく作成する力を身につけ、業務の生産性を向上させる

1】 徹底!メール文書作成の基本
【2】 開封してもらえる件名
【3】 宛先・送信者のタブー
【4】 返信と転送のマナー
【5】 メールこそ大事、気がきくひとこと
【6】 メールの文章の基本ルール
【7】 メールの末尾で差をつける
【8】 迷惑をかけない添付ファイル
【9】 伝わるメール文章レッスン ~メール作成演習~

※研修実施をご希望の際は、弊社Webサイト、お電話にてお問い合わせください。

*メール処理のムダ取り改善<参加者の声>*
「仕事の処理段階に合わせて受信ボックスを分けました。
自分の仕事の段取りができて効率的に進められるようになりました。返事待ちのモレもなくなりました。
単語登録・テンプレート化によって、入力ミスがなくなり、大幅に時間短縮につながりました。

お読みいただきありがとうございました。よいお年をお迎えください!

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ダブルチェックの弊害

日々、ダブルチェック、トリプルチェックと、何人もの人がチェックをしているのに、それでもミスが発生する、という声を耳にします。
なぜ、チェックする人が増えてもミスをしてしまうのか?

「次の人がチェックしていると思って、きちんと確認していなかった」

という声のように、複数人でダブルチェックやトリプルチェックをすると、却ってチェックが甘くなることもしばしばです。
複数人でのチェック作業を確実なものにするには、あくまでも業務の責任は、初期担当者にある、ということを明確にしておく。
さらには、「ここが肝」、というチェックポイントを決めておく、などの対策が必要です。

社会心理学者のダーリーとラタネは、傍観者効果を提唱しています。
複数人が介在するからこそ、だれも当事者意識をもって行動しない。
傍観者効果が現れる要因として、「責任の分散」、「評価懸念」、「多数の無知」の3つを挙げています。
「責任の分散」は、自分一人が当事者の場合は、責任は自分一人が背負うことになるが、多くの人がいる場合には責任が分散し、自分一人の責任ではなくなるということです。
ダブルチェック、トリプルチェック体制は、ともすれば、この心理が働くようにも思います!

【藤井美保代】

セミナープログラム

~気をつけるだけではミスは減らない!効率と信頼を高める!~

事務ミスゼロの仕事術

1.事務作業におけるミスの仕組みを理解した上で、ミスを減らすための具体的な方法を学ぶ
2.ミスをなくしてイキイキと仕事に取り組む姿勢を醸成する

【1】ミスを減らせば仕事の質も向上する  ミスが招いた大きな損失・被害
ハインリッヒの法則を知る
最近起きたヒヤリ・ハット
業務の生産性を高める方法
ミス改善は 「三方よし」 の活動

【2】私たちの身近にある「ミス」を知る 【チェックリスト】
 あなたの身近にあるこんなミス

【3】なぜそのミスは起こったのか
原因を多面的に考える
現象を引き起こした「要素」をツリーで考える
“なぜなぜ分析”で真の要因を探る 【個人ワーク】

【4】よくある「7 つのミス」への対処方法
「うっかり」ミス
「思い込み」によるミス
「段取り不備」によるミス ❍「引き継ぎ」のミス
「必要なものが見つからないこと」によるミス ❍「指示の受け方・出し方」のミス
「情報不足」によるミス

【5】今ある資源を活用したミスゼロのアイデア出し
改善アイデア出しに有効な発想法

【6】周りを巻き込みミスゼロ職場を実現する
「ミスゼロを実現する業務の標準化」 【ケーススタディ】
ミスを隠さずオープンにする風土をつくる
質・スピードを高め、残業を減らす『ワーク・ライフ・バランス』

事務ミスゼロの仕事術 <参加者の声>
「ミス」というとマイナスの言葉、落ち込む言葉ですが、ミスを起こさないためには、また、ミスを次にどのように活かせるか、明るく
前向きに学ぶことができました。

他業種の改善事例などが聞け、参考になりました。

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改善活動でリーダーシップを醸成する一般職の女性社員戦力化

“一般職の業務生産性向上”と“周りへの影響力向上”を目的に、あるリース会社で半年間にわたり、事務企画部・人事部の協働で、事務改善研修→職場での改善 活動を実施しました。

一般職の女性社員が中心となり、主体的にアイデアを出し、上司や同僚を巻き込みながら、ペーパーレスやマニュアル整備、事務集中タイム設置による生産性向上など、大きな成果を残すことができました。
部店の枠を越えたグループ単位の活動により、切磋琢磨、相互支援が効果的に行われました。

また、女性社員が各職場でリーダーシップを発揮することにより、周りとの協力賛同を得られたことも、大きく改善に寄与しました。
ムダをなくすということは、徹底的に効率を追求し、マシンのように無機質に働く、ということではありません。
すべての中心には「人」がいます。どんなに高性能の仕組みやシステムを取り入れても、それを運用するのは「人」です。

女性社員が、楽しみながら「ムダ減らし」を実践することで、自分基点でよい流れをつくり、心身ともに豊かで満ち溢れた仕事ができ、それがイキイキ働く女性の活躍を推進することにもつながっていくのです。
【藤井美保代 寄稿原稿より抜粋】

↓「モノ改善」と「ヒト改善」の両面から生産性の高い仕事へとアプローチする↓

新企画セミナー!

~自分の人生をデザインし、心豊かに仕事する~ 『仕事とライフイベントを考える
女性コミュニティセミナー』 講師:池田 稔子 / SMBC コンサルティング関西
2014年10月30日(木) 10:00~16:45

≪働く女性限定セミナーです!≫
【ねらい】アベノミクスの3本柱の1つにも掲げられているように、女性の「チカラ」への期待が、かつてないほど高まっています。
これからの女性は、職場の更なる戦力、且つ、組織の潤滑油になるべく、周囲の人を動かし、新しい価値を創造していく必要があります。

様々な壁に立ち止まったり、男性よりもライフイベントで悩んだりと、女性特有の変化に対応し続けることが、女性が長く活躍し働き続ける重要なポイントとなります。このセミナーでは、働く女性の仕事とライフイベントへの漠然とした不安な気持ちを明確にし、今後どのように仕事と向き合っていくか、女性のライフイベントに応じた多様な働き方の実現に必要な視点や気持ちの持ち方とは何かを、フリーディスカッションを取り入れながら進めます。
女性の「チカラ」を組織力へつなげ、これから長く活躍する自分を考える内容となっています。

※受講をご希望の方は、弊社HPからお申込みいただくか、弊社までお電話でお問い合わせください

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リーダーの巻き込み力

リーダーとは、“チームメンバーのモチベーションマネジメントに関わる人”であり、“人の心を動かす人”、でもあります。
チーム力が低下していると言われる今、リーダーの果たす役割はことのほか大きいのです。
リーダーには、メンバーと一緒にゴールの絵を描き、そこに至るシナリオを紡ぎだす力が必要です。
ゴールに到達するのに何より大事なことは、実現のために必要な能力、資源、情報を持っている人々を巻き込んでいく「巻き込み力」です。

リーダーシップとは、自分が自ら動く、ことから始まります。
人を巻き込むためには、まずは自分が逃げることなくあき らめることなく、自らも動き続けることで、周りの人々を巻き込み動かす力に他なりません。
自分の中に小さなリーダーシップの芽はあります。
一歩ずつ歩むこと、小さなことを積み重ねること、自分が動くことでほかの人々を動かすリーダーシップは、今、どんな立場からでも踏み出していけるのではないでしょうか。

【藤井美保代 MONTHLY コラムより抜粋】
http://www.j-bps.com/column/002

↓自ら学び、考え、行動・検証するリーダーを創る! おすすめプログラム↓

リーダーに必要な「5つの力」研修

プログラム
※プログラムにご興味がおありの方は、弊社までお問い合わせください

【1】部下・チームメンバーを育成する指導力
【2】問題解決や意思決定のベースになる論理的思考力
【3】残業をゼロにする仕事の効率化と業務改善力
【4】上司の方針を体現する実行力
【5】強いチームを作るチームビルディング力

TOPIX 女性リーダー育成研修の増加

女性活躍支援に強みを持つ私たち BPS。
近頃「女性リーダー育成」をテーマにしたご依頼が急速に増えています。
第 1 回:マインドセット講座
第 2 回:コミュニケーション力向上講座
第 3 回:リーダーシップ講座
第 4 回:業務改善講座
第 5 回:タイムマネジメント講座
第 6 回:キャリアデザイン&ワーク・ライフ・マネジメント講座

新企画セミナー!

PICK UP ~業務の標準化をすすめ 仕事を“見える化”しよう~
『業務マニュアルの作成と管理・活用の基本』

講師:森田 圭美 / SMBC コンサルティング東京
2014年10月16日(木) 10:00~16:40

【ねらい】ついつい後回しになりがちな業務マニュアル作成。
雇用の流動化・多様化が進む中、マニュアル無しの伝言ゲームのような引き継ぎでは、業務に大きな支障が生じます。
業務マニュアルの作成は「仕事の見える化=洗い出し」 からスタートします。作成の過程で業務が標準化され、仕事のヌケ・モレを防いで、業務品質が確保されます。
業務の見直し効果により生産性が向上し、新人育成も含めたスムーズな引き継ぎが可能になります。
このセミナーでは、「マニュアル作成の目的」を理解した上で、明日からの着手に向けたマニュアル作成のステップとポイント、スケジュールの立て方、周りの巻き込み方をお伝えします。

※受講をご希望の方は、弊社HPからお申込みいただくか、弊社までお電話でお問い合わせください。

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時間を捻出する

「知的労働においては、”時間の活用と浪費の違い”は、成果と業績に直接表れる(P.F.ドラッカー)」。

大事なことを考えるのは 2時間程度の長さがほしい。
1日に、まとまった2時間枠をいくつ確保できるか。
スケジュール表を埋めるのではなく、空欄をつくることが大事だと。
そのためにはまず時間の使い方を「記録」し、ムダを「捨てる(やめる)・人に任せる」。
さらには、残った業務を予定表に再配置し、時間の塊を作る。
空欄をつくる発想が身につけば、 時間の使い方も変わる。

まさに、です。
【藤井美保代ブログ 『日々徒然』 6 月 24 日】
http://blog.livedoor.jp /bps1071/

↓時間を創り出すためのおすすめプログラム↓

タイムマネジメント研修 プログラム

1. タイムマネジメントを考える
2. 仕事が早い人の仕事術
3. 仕事が思い通りに進まない理由を考える
4. 仕事を見える化しムダを省く
5. 時間を有効に使う効果的な優先順位のつけ方
6. 自分に合ったプランニング方法を身につける

※プログラムにご興味がおありの方は、弊社までお問い合わせください

新企画セミナー!

PICK UP 貴社の会議は大丈夫?会議でチームを活性化しよう
『チームを活かす ファシリテーション入門』
講師:千葉 裕子 / SMBC コンサルティング東京
2014 年 9 月 25 日 (木) 10:00~16:40

【ねらい】私たちのビジネスを取り巻く環境は次々と変化し、職場ではさまざまな立場や価値観をもつ社員が働いています。
にもかかわらず、会議の進行は昔から同じ方法で、そもそも何のための会議なのか?
会議の成果は何か?というところまで意識がいっていないのが実情ではないでしょうか。
これが、会議がつまらないと感じる要因です。
本来会議はメンバーの意思疎通を図り、共通の目的を達成するためにチーム力を高める場でなくてはなりません。
逆にいえば、良い会議はチーム力を大いに高めるのです。
このセミナーでは、会議を効果的に運営するファシリテーションのテクニックを具体的に学び、ファシリテーターとしてのスキルを、演習を交えて磨きます。

※受講をご希望の方は、弊社HPからお申込みいただくか、弊社までお電話でお問い合わせください

BOOK 新刊ご案内 「ミスゼロ仕事」の片づけ・整理術/日本能率協会マネジメントセンター 7月末日発売

ミスなく仕事をしたいけれど、ついミスをしてしまうことはありませんか?
ミスが起こる原因の一つは、片づけられていないことにあります。
乱雑なデスク、膨れ上がった名刺入れ、データで埋め尽くされたPCなど、整理できていないモノ・コトは、ミスの温床です。
本書では、ミスを防ぎ、仕事の効率アップに必要な片づけ・整理のコツを紹介します。

チェックが3つ以上ついた人は必読!

• まずデスクを片づけないと仕事に取りかかれない
• デスクの上には 3cm以上の書類の山がある
• 出社して、散らかったデスクを見ると気が滅入る
• ふと手にとったペンのインクが切れていた
• 休み明け、財布を忘れたことがある
• 改札の前で定期券が取り出せなくて慌ててしまう
• PCのデスクトップ画面にあるフォルダの数は10個以上
• 得意先の名刺をなくしてしまったことがある
• 新聞・雑誌の切り抜きをするが、今一つ活用できていない
• 日曜の夜は、いつも憂うつな気分になる