生産性を上げるアイデア その1

日本のホワイトカラーの生産性は、OECD加盟34カ国中の20番目と低いことが課題です。

ホワイトカラーの生産性を向上させる施策は様々ありますが、ここでは、業務効率化を進める際のヒントとして集中力を高める時間の使い方をご提案いたします。

~目次~

集中力の高まる午前中を活かす

「午前5時間制」の効果

企業における「午前4時間制」、または「午前4.5時間制」の導入例

小学校の教育現場から学ぶ「午前5時間制」

1.集中力の高まる午前中を

集中力の高まる時間は午前中とされ、特に午前10時から午前12時が最も高い時間帯といわれています。

一般的な企業の勤務時間帯が9時から18時であれば、午前中は3時間であり、勤務時間の4割にも満たない状況です。

仮に8時30分~17時30分の勤務時間とし、昼食を12時30分以降にすると、午前の部は4時間となり勤務時間の半分を集中力の高まる時間として確保できます。

前者と単純計算で比較すると、4時間÷3時間≒1.33となり33%の能率向上が図られます。

2.「午前5時間制」の効果

鳥取市立美和小学校の「午前5時間制」を紹介します(2016年11月4日の読売新聞朝刊)。

「給食前に通常より1時間多い授業をこなす「午前5時間制」に取り組んでいる小学校がある。

子どもの集中力が高い午前中を積極活用し、学力向上を目指す試みだが、『午後にゆとりが生まれ、教員の多忙感も解消できる』との声も聞かれる。

(中略)登校時刻は昨年までと同じだが、なわとびや朝の読書などの授業前の活動をやめ、1時間目の開始を25分早めて午前8時15分とした。

給食は5時間目終了の12時半から。

6月に実施したアンケートでは、約4割の児童が午前5時間制の導入で「勉強がしやすくなった」と回答。

保護者の4割超が「生活リズムの改善を意識するようになった」と答えた。」

このように企業においても始業時刻を早めて、午前の集中力の上がる時間をより多く確保することです。

結果的に能率が上がり、精度の高い業務をこなし残業時間も抑制するのです。

加えて終業時刻が早まることで家族団らんの時間も増え、自己啓発にも投資できます。

但し部署によっては顧客の時間ニーズに合わせる必要があり、柔軟に対応する必要があります。

下記の例では2案あり、A案は午前の部を3h→4hへ1時間増やし、B案は午前の部を3h→4.5hへ1時間30分増やしています。

共に午前の部が増加した分、午後の部がそれだけ短縮されます。あくまでねらいは始業時刻と昼食時間の変更により、午前の部を多く配分し、朝の集中できる時間を増やすというものです。

3.企業における「午前4時間制」、または「午前4.5時間制」の導入例

企業における「午前4時間制」、または「午前4.5時間制」の導入例

BPSでは、ミスゼロの仕事術やタイムマネジメント、段取り術の研修により、業務効率化のためのスキル獲得と意識改革に注力し、研修を導入された企業様において多くの変化を生み出しています。

業務効率化に取り組んでいるものの手ごたえを感じられないとお考えの企業様は、ぜひご相談ください。

やりぬく力

長野市内は、早朝小雨が降っていましたが、
陽が差して来ました!
早朝から善光寺に行こうかと思ったものの、
さすがに雨の中は歩くのがツライ、とあきらめた次第。

さて、行動科学の領域で「先延ばしとモチベーション」について
研究しているカナダ・カルガリー大学ビジネススクール教授の
ピアーズ・スティール氏曰く、「やりぬく力を高める7か条」。

1.課題を小分けにして小さな達成感を何度も味わい、その過程を記録する
2.自分のやる気を鼓舞してくれる仲間や自分を勇気付けてくれる物語を持つ
3.達成時の様子を視覚化する(脳内コントラスティング法)
4.失敗や先延ばしの元凶をリストアップして予防策を考えておく
例:メールが元凶であれば、決めた時間以外は見ないようにする
5.ネガティブ表現を止めて意識的にポジティブな表現を使う
例:「メールを見ないようにしよう」 → 「11時40分と16時30分にメールを見よう」
「できない理由を考えることを止めよう」→「どのようにすればできるか3つ以上考えよう
6.新しい生活習慣を作る
難しい課題は効率の良い午前中に取り組む、就寝前の5分間は
脳内コントラスティング法を実行する など
7.達成したときのご褒美を設定する

私は断然2,です。
やり抜けているもののいくつかは、毎日の運動・英語・新たな学び。
仲間や競争相手(笑)がいると、俄然やる気が高まります。

存在目的

東京から長野に入りました。
早朝、映画『君の名は?』に登場する、
風景のモデルとなった場所、立石公園へ。

おおお、諏訪湖が一望できる素晴らしい絶景!!
諏訪大社の御柱祭は終わったけれど、
参拝したのち、目的地へ向かいます。

さて、週末に受講した講座、「ティール組織×エンパワーメント」。
第3回目のテーマは、”存在目的(パーパス)”でした。
コントロールの世界観ではなく、生命体的世界観で、
パーパスを考えた時、それは向こうからやってくるもの。
明確な目的を述べることではなく、組織そのものを、
エネルギーと方向性を持った生き物として捉える。
将来を予測して管理することをやめ、
代わりに、継続的に組織の目的に、耳を傾け、行動していく。
組織は生き物として何になりたいと願っているのか?

『組織を通じて生まれたがっているものに耳をすます』。

この感覚、数年前にはまったくわかりませんでしたが、
少しピンとくるような来ないような・・。

その声を聴きとるには、自分がクリアであることも
大切ですね。

 

 

今年中に行きたいところ

東京は快晴の朝です!
さて、先日のclubhouseお題は、
「今年やりたいこと。この夏やりたいこと」。
慌ただしく過ぎる日々の中で、改めて時間を確保したい
未来への意思を確認することができました。

メンバーの一人が話していた、大阪の谷町六丁目にある、
隆祥館書店には是非行ってみたい!
わずか13坪の書店。店主の二村さんは、
その人に合う本を提案する「本の目利き」としても人気を集めており、
書籍別の売上で、ときに大型書店やAmazonを超えることもあると。
しょっちゅうこの近くに行っているので、8月には早々に訪問したいです。

私はといえば、淡路島の沼島(ぬしま)にある、
上立神岩(かみたてがみいわ)に行きたい。
8年前にも行きましたが、国生みの場所とも言われています。

イザナギ、イザナミの二神は天の浮橋に立ち、授かった矛で、
混沌とした世界をかき回し引き上げた矛の先から、
落ちた雫が固まって島となりました。これがオノコロ島。
この島にイザナギ・イザナミの二神が降り立って、
夫婦の契りを結び、御柱と宮殿を建て、国土造成を されました。
その舞台であるオノコロ島が、沼島とされており、
イザナギ・イザナミの二神が、周囲をまわり、
夫婦の契りを結んだ天の御柱がこの上立神岩だとも言われています。

ということで、こちらは10月に行くことにしました!

適応課題を解決する上で大切なこと

ハーバード・ケネディスクール教授、
ロナルド・ハイフェツ氏の「リーダーシップの真骨頂」
備忘録パート2です!
適応課題の特徴の一つは「即興的なものである」ことだ。
課題解決の道筋には、複雑な調整を行うプロセスが不可欠。
技術的課題は、念入りな計画を立て計画通り遂行することで
解決できるが、適応課題にはそれは当てはまらない。

『日々、今どこにいるのかを自問自答し、
修正や調整を行う必要がある』。

このことは、アイゼンハワー大統領のノルマンディー上陸作戦を振返っても
よくわかるのではないか。

大統領曰く「計画なしにノルマンディー作戦は遂行できなかったが、
上陸の瞬間、その計画を破棄せざるを得なかった」と。

将来起こる不足の事態を予測するためにも計画は重要だが、
計画そのものには価値はない。
つまり適応していくためには、日々、計画を
調整する必要があるということですね。

講演後半に教授が力説された「思いやり」ということも、
とても大事なメッセージでした。
適応課題を解決していく上では、様々な調整が必要だが、
良いことばかりではなく、喪失を伴うこともあるため、
100%お互いがwin-winという結果を導くことは難しい。
だからこそ、リーダーシップには「変化の痛みに対して、敬意を払うことが大事」。
喪失を伴う変化は痛みを伴う。
適応的変化を指揮するリーダーは、その喪失に対して思いやりを示す必要がある。
人は、失うものが多いからこそ、大きな抵抗を示すのだ。

喪失には以下の3つがある。

①物的喪失・・仕事や富、地位を失うこと。これは非常に受け入れがたい
②能力の喪失・・能力の境界線を突破するのはとても困難なこと。
誰もが自分の得意や分野に留まる方が居心地が良いが、
変化に対応できるようメンバーをラーニングゾーンに引き入れるのだが、
そこでは「わからない」と言える環境を作ることが重要

③忠誠心の喪失・・仲間、コミュニティ、家族、地域社会への忠誠心を
捨てざるを得ないことはつらいことだ。

最後に。
リーダーシップは危険な実践だ。
変化を求めるのだから。喪失もつきもの。
だからこそ、思いやりが必要。
これがあるからこそ、実践し続けていけるのだ。

私がこれまで仕事をしてきた政界・ビジネス界の成功者は、
人の話に耳を傾けることに多くの時間を割いてきた。
その上で戦略を練っていた。
課題の本質をどう捉えて、その課題のシナリオをどう描くのか。
人々の信頼をつなぎとめ、適応課題に対処していくことが大事だ。

リーダーシップとマネジメントは違う。
マネジメントとは主に技術的な課題に取り組む際、
権威ある立場から業務を遂行するプロセス。
リーダーシップは、人を関与させ、適応的な問題解決を
促すプロセス。

適応課題に向き合う3つの問い

ユニポス社主催の「人的資本・心理的安全性・組織学習の新潮流カンファレンスで、
ハーバード・ケネディスクール教授、ロナルド・ハイフェツ氏の
「リーダーシップの真骨頂」講演拝聴!
言わずと知れたリーダーシップ論の第一人者であり、
身近なところでは、「最難関のリーダーシップ」著者。
40年近くも政府・グローバル企業と一緒に研究を重ね、
リーダーシップについて発信し続けている方です。
今回の講演では、リーダーシップを正確かつ明確に捉えるための
考え方やアイデアを伝えたいと、多くの方の体験から得た教訓を
お話下さいました。

最初の問題提起。
「リーダーシップ研究の分野では、それぞれが自分の感覚で
言葉を使っている。リーダーシップというと思い浮かべる言葉は
「影響力」「パワー」「導く」「実践」「マネジメント」など、人それぞれだが、
まず理解すべきは「リーダーシップとは実践するもの」だということ。
ある種の問題を解決するために、人が実践するものであり、
平和で穏やかな時代には、必要ないものでもある。
問題もなく、きめられたことを粛々と行っている時は不要だ。
まだ解決策がに見つかっていない問題の前では、リーダーシップは不可欠。
ストレス多い不透明な時代には、私たちは多くの権威に頼ろうとするが、
自分たちが抱える課題には自分が向き合わないといけない。
例えばパンデミックは、適応課題の代表的なものだ。
パンデミックという状況の中でどう生き延びるのか?
どう乗り越えていくのか?パンデミックは権威ある立場の人たちだけで
解決できる問題ではない。communityの集合知が大事だ。
適応課題への向き合い方を考える時、私たちは自然から学ぶことができる。
自然界の生き物は数百万年のなかで驚異的な変化を遂げてきた。
しかし、その変化は長い年月をかけ、非常に保守的なものでもある。
リーダーシップの実践をこのことに当てはめてみると、
多くの人は変化に喜びを感じるものの、急激だとストレスフルになる。
人々に求められる変化を文脈に即して示すことが大事だ。
そして理由をきちんと伝えることだ。
おっと、冗長になってきましたが、
講演前半で最も印象に残った話は以下のくだりです。
『企業の課題は複数セットになっていることが挙げられる。
リーダーシップの実践においては問題のどこが技術的課題で、
どこが適応的かを診断しなければならない。
適応課題はやっかいな課題とか、イノベーティブな課題と
呼ばれることもあるが、敢えて適応、という言葉を
使っているのは自然界から学べることが多いからだ。
適応課題に向き合うとき、立てるべき問いは3つ』。

①地域社会や企業で保持すべきものは何か?
②どのようなカルチャーやDNAを捨てるべきか?
③私たちの歴史の中でもっともすぐれたものを未来に伝えるため
のイノベーションは何か?
講演後半にも目からうろこのお話、多々あり。
続きはまた後日、備忘録として書き連ねたいです!

 

中空構造

3連休は、娘の誕生日祝い、ゴルフ、説法参加と盛りだくさん。
さらに昨日は、アクティビティ競争最終日とあって、
駅まで会場までと、6キロ歩いて疲労困憊・・。
いかん、ちょっとドライブかけすぎ!
ということで、昨夜は21時に前には眠りにつきました。

さて、週末のclubhouseは、
参議院選挙が終わったタイミング。
そもそもの問いを立ててみる、ということで、
「そもそも日本とは何か?どういう存在なのか?」。
世界が揺らいでおり、日本の存在意義も問われている中で、
視座高く、且つ面白いお題をいただきました。

古事記神話から読み解く「中空」。
中心が「空」であることは、善悪、対立をも包含し統合する。
神話の中では、真反対にあるような2柱の神の中間に、
何の活動もしない「無為の中心」と呼ぶべき神が存在する。
例えば、イザナギとイザナミの間に生まれた、アマテラス、
ツクヨミ、スサノヲの中の「ツクヨミ」。

異なる価値や考え方を排除し合わずに、調和をもって
共存することを可能にする。
世界で起きている対立、分断。
そのような中で、日本の存在意義を、この視点で改めて
考えることができるかも、と思ったのでした。

しかし、私とは誰なのか?何者か?とアイデンティを
表に出すということは、わたしとわたし以外という分断を
生み出すことにもなる、という言葉も印象的でした!

人的資本経営への道筋

伊藤レポートでお馴染みの、
一橋大学CFO教育研究センター長の伊藤邦雄氏を
はじめとする方々のパネルディスカッション@オンライン視聴。
テーマは「人的資本経営への道筋」。

伊藤氏曰く、人的資本の活用は日本の「最後の砦」。
人ほど、自走し自らの資産価値を上げる無形資産は他にはない。
資源のない日本の宝は「人」。

しかし、経営戦略と人材戦略がフィットしていない
日本企業も多い。

政府が進めている人的資本への投資開示は良き流れだ。
世の中に周知されるから高めようと努力する、
フィードバック効果が、期待できる。

中には、都合の悪いことは開示したくない企業もあるが、
開示していない会社には疑念が起き、投資されない、
良き人材が集まらない、ということに繋がる可能性もあり。。

自分たちの期待値からかけ離れていたとしても、
これからどのような変化を起こそうとしているのかという、
ストーリーがあれば、むしろ開示すべき。
会社が社会から信頼を得たいのであればオープンにしよう。

生命を考える

先日のclubhouseは、「生命」について、
改めて対話する時間をいただけました。
福岡伸一氏の話が出たので、後追い検索してみる。

私たちは「生命」を維持する上で、
常に自分自身を壊しながら作り替えている。
いずれは老化・死を迎えるという意味では
エントロピー増大を完全に克服することはできないが、
少しずつ抗い、来たるその時までの時間を稼いでいるのが「生命」。

また、命の重要な特質は、自身を壊しつつ
作りかえる流れの中にある状態の動的平衡と、
それを実現する自己破壊能力。
大きく変わらないために小さく変わり続けるのが生命。

こんな話も出ました。
故日野原重明先生が発足された「新老人の会」。
3つのモットーは以下です。

1.愛し愛されること(to love)
2.創(はじ)めること(to commence or to initiate)
3.耐えること(to endure)

年を重ねていくと、ある日を境に、
昨日までできたことができなくなる。
身近な方との別れもやってくる。
そのような事に耐えること、
そしてどんな状況にあっても周りを愛し、
愛されることを忘れない。
どうせ年だから、などと言わずに、
新たに創めることを大切に。

命の輝きを創出するのは自ら、ですね。

人生の豊かさを信頼する能力

ようやく一段落、と思ったらこんな時間!
いかん、明日は始発だというのに・・。
しかし、書きたいという気持ちを抑えきれず、
パソコンに向かう。

週末は、「組織変革の道(未知)を切り拓く
ティール×エンパワーメント」第2講でした。

第1講では、「仮面をはずし、自分自身を生きる」という
全体性(ホールネス)の話や、「外の基準で生きるのではなく、
自分の内側の声に耳を傾け、勇気を持って一歩踏み出していく」
という言葉が刺さりました。

第2講では以下の言葉に反応。

『結局のところ、大きな阻害要因となるのは「恐れ」なのだ。
組織が暗黙の恐れに立脚しているのではなく、
信頼と責任を育てる構造と慣行の上に成り立っていると、
驚くほど素晴らしい、予想もしないことが起こり始める』。

恐れというのは、どれだけ私たちを
不自由にしているのか?
自分自身を顧みても、そのように思います。

『恐れに置き換わるものはなんだろう?
それは、「人生の豊かさを信頼する能力」だ』。

「人生の豊かさを信頼する能力」!
なんとも豊かな表現です。

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