皆さん、こんにちは。ビジネスプラスサポートの川勝です。

本日は業務改善を目的とした「業務の棚卸」についてお伝えします。

みなさんの職場では、こんな課題はありませんか？

「いつもなぜだか忙しい。仕事が減らない」

「属人化していて、担当者しか分からない仕事が多い」

「「昔からこうやっているから、で業務が続いている」

こうした悩みを抱えている企業は少なくありません。

そして、その原因の多くは「今どんな業務を、誰が、どれくらいの時間をかけて、どのように行っているのか」が見えていないことにあります。

そこで重要になるのが「業務棚卸」です。

言い換えれば、業務棚卸は「会社の仕事を可視化する作業」です。

意外と多いのが、「当たり前にやっているけれど、なぜ必要なのか誰も説明できない業務」です。 忙しい現場ほど、業務そのものを見直す機会がないまま、非効率が積み重なっていきます。

■ 業務棚卸の目的は“一覧化”ではない

ここで大事なのは、業務棚卸の目的は単なるリスト作成ではない、ということです。

業務を並べて終わりでは意味がありません。 本当に重要なのは、その先です。

• なくす、減らせる業務はないか
• 自動化できる業務はないか
• 標準化できる業務はないか
• 誰かに偏っていて、担当を見直したほうがよい業務はないか

などを、チームで検討するのに棚卸を活用するのです。

つまり、業務棚卸は「業務改善のスタート地点」なのです。

ここを勘違いすると、「棚卸をやって終わり」という残念な結果になってしまいます。

私たちの働き方は、特にコロナ禍を経て大きく変わったところもあります。

生成AIの活躍で、もてる選択肢も増えました。 いま一度業務を見直し、最適化を図ることで、働きやすさを目指すことができるかもしれません。

ビジネスプラスサポートでは、業務棚卸研修をはじめ、業務改善・生産性向上に関するさまざまな研修をご提供しています。お気軽にご相談ください。