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働き方改革〜残業時間削減に向けて(2)(コラム2017/04/12)

働き方改革〜残業時間削減に向けて(2)

“残業削減の最優先事項「その仕事をやめる」こと”
 残業削減策において、「減らす」ことより「やめる」「なくす」発想の方が段違いに効果的です。不要な仕事をやめてしまえば、より顧客満足に対する業務に集中でき収益アップにもつながります。
 働き方改革において、就業時間内に必要業務を完遂させ、各自のワークライフバランスを実現させることが目的なのです。誰もが知っている「パレートの法則」を仕事に適用すると、重要な仕事である2割の項目をやってしまえば、仕事の8割は達成したことになります。逆に考えると、さほど重要ではない仕事の8割の項目では仕事の2割しか達成できないのです。後者において、生産性が低い理由は要らない仕事を多く含んでいるからです。この仕事の8割にメスを入れて、全社的にもやめる仕事を決めてはどうでしょうか。仕事でもプライベートでも時間を作るポイントはやめることを決めて、バッサリと切り捨てることです。どの企業もあまりにもやることだけを無我夢中にこなしています。やることが多いから残業はなくなることはありません。しかしやらないことを決めて実行すれば残業はなくなる可能性大です。
 カイゼンの手段は「やめる」「減らす」「変える」の3つの行動が主軸です。最も簡単に実行できて効果的であるのが、「やめる」ことなのです。

一体、一般企業ではやめていい仕事がどれだけあるのか、10項目ほどリストアップしてみました。
① 社内のメール、電話をやめる
同じフロア内のメールは廃止すべきです。人間関係が希薄になり、仕事に支障を来すからです。
またチャットワーク導入によりメールや電話の回数や時間を省くことができます。
■メールとチャットワークの比較

参照:http://www.chatwork.com/ja/compare/
② 電話の取り次ぎをなくす
会社の携帯を持っている社員は取引先に「電話は携帯の方にかけてください」と伝えておけば、直接本人にかかります。固定電話でのやり取りは顧客向けに絞るべきです。
③ 資料作成をやめる
データなどはコンピュータ処理において、自動転記させます。敢えて資料を作成しないことです。また会議資料はパワポできれいに仕上げる必要はなく、テンプレートで簡潔に作成します。加えてペーパーレスにしてPCで見るようにします。
④ 報告のみの会議をやめる
報告のみの会議の場合や定例の会議での大した議題がない場合は廃止します。
⑤ 会議の議事録を作成することをやめる
ホワイトボードの記録を写真撮影します。
⑥ 集中力を阻害するものをやめる
出社して誰もがメール閲覧しますが、緊急な用事であれば相手から電話をかけてきます。まずメール閲覧が必要な部署以外は、出社後2時間以内はメール閲覧禁止にすることです。最も頭が冴える時間帯に重要な仕事を処理することに集中します。
また「がんばるタイム」の設定も有効です。集中作業中に外部からの電話が回される、上司や同僚から声をかけられるなど、一つひとつは業務遂行に必要な事柄であっても、集中力の持続を阻害する「雑音」がオフィスには意外と多いものです。こうした「雑音」を一定時間遮断し、お互いが邪魔せず、邪魔されずという境を作ることで効率的な業務遂行を実現しようとする取組みです。
⑦ 回覧をやめる
すべての書類やレポートなど、回覧があると仕事が中断し、読まなくてもいいものが大半です。情報は送りつけるのではなく、必要であれば取りにきてもらう発想に切り替えることです。Webや実際の掲示板に回覧資料を置けば済みます。
⑧ 伝言メモを手書きして渡すことをやめる
伝言メモは手書きからメールにして、メモを渡したり渡す相手を探したりする手間をなくします。
⑨ 「探す」ことをやめる
名刺はアプリ活用でPCに取り込み検索し、資料はGmailで送るとクラウドで永久に保存できることから検索が確実になります。
⑩ 「待つ」ことをやめる
例えば稟議書が紙ベースだと承認まで時間がかかり、仕事に影響を及ぼします。稟議を電子化すると、1)書類の作成が簡易的になり、紙の使用もなくなるので、コストが削減できる、2)人の行き来がなくなり、どこで滞留しているのかサーバー上で把握できる、3)監査時の効率がアップする、などのメリットがあります。

 以上のように、会社には不要な業務が蔓延っています。業務の棚卸しから、付加価値のない業務は「やめる」「なくす」で実践することです。
また弊社の藤井より新刊「早く帰りたい!仕事術」では、
1. 悪い習慣をゼロにする
2. 段取りのムダをゼロにする
3. 環境のムダをゼロにする
4. コミュニケーションのムダをゼロにする
5. チームのムダをゼロにする
等で「やめる」「なくす」ノウハウが満載です。こちらとあわせて「やめる」「なくす」を残業削減の最優先事項として取り組んでいくことをお勧めします。

書籍「早く帰りたい! 仕事術 3時間分のムダがなくなる30のコツ」藤井美保代

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