今一度、体系的に整理するタイミングがやってきました！

こんにちは、ビジネスプラスサポートの川勝です。

今日は、先月から続いている「女性活躍」に関するコンテンツのブラッシュアップ第2回！でした。
ビジネスプラスサポートでは、年間でも数多くの研修依頼をいただくのですが、やはりコンテンツは時代に即していなければいけないので、定期的に見直しています。

今、見直し中のテーマは「女性活躍」

これまでの内容は一旦置いておいて、メンバーで次のようなことを検討しました。
・ターゲットは？　　階層別で切り分ける/分けない
・実施形態は？　　 単発/複数の中の1つ
・内容は？
どういう視点から/心に響くワードのチョイス/どんなスキルが身につく　　　など

アフターコロナで改めて、女性活躍プログラムをご提案したいと思っております！
2024年研修ガイドブックにて、新しいページを楽しみにお待ちになっておいてください。

注目度は、企業によって異なることですが、働き手として女性”も”活躍していきたいですよね！
ビジネススキル、マインド、両方からアプローチできる、さらに良いコンテンツに見直していきたいと思います。

ご興味のある方は、ぜひお問い合わせください。

生産性を向上させるノウハウを活用して残業をなくす

　役職者が社内会議や打ち合わせに費やす時間は、年間434時間を超え、無駄が多いと感じている割合は平均27.5％という統計があります。

(出典：パーソル総合研究所／中原淳（2017-8）「時間労働に関する実態調査」)

無駄な会議や打ち合わせを減らすためには、内容を充実させるためのファシリテーション能力が大きなポイントになります。今回は、議論を活性化させるグラフィックファシリテーションをご紹介いたします。形式的な議事録の代わりにグラフィックファシリテーションを活用することで、会議や打ち合わせ、ブレーンストーミングなどの生産性を高める工夫をされてはいかがでしょうか？

～目次～

グラフィックファシリテーションとは？

グラフィックファシリテーションの2つの働き

グラフィックファシリテーションの方法

グラフィックファシリテーションの効果

1．グラフィックファシリテーションとは？

会議やブレーンストーミング、ワークショップなど、議論を活性化させるグラフィックファシリテーションが注目されています。会議を見える化するデザインの新しい形といえます。場の空気も、参画意識のない参加者の意識までも変えるグラフィックファシリテーションの革新性のエッセンスを紹介します。

グラフィックファシリテーションは、対話（はなし）を見える化することで場の活性化や相互理解をうながす技術です。会議やワークショップなどで話される内容を、グラフィックを使いながらリアルタイムに見える化していくことで、場を活性化させ、議論を深め、共感や相互理解をうながすことができます。 その結果、効率的な議論の拡散と収束が可能となり、新しいアイデア発想、合意形成、課題解決など、得たい成果が得られる技術、それが『グラフィックファシリテーション』です。
（参照：「グラフィックファシリテーションとは」一般社団法人　グラフィックファシリテーション協会）

２．グラフィックファシリテーションの２つの働き

グラフィックファシリテーションには、大きく2つの働きがあります。
一つは『活性化』の働き。
グラフィックは人の感性にダイレクトに働きかけます。心を動かし、共感を生み、その結果として対話がはずんだり、アイデアが湧いてきたりする、といった効果があります。
そしてもう一つは『構造化』の働き。 ピクトグラムやフローチャートを活用して整理することで、複雑な内容が構造化され、わかりやすくなります。物事がシンプルに、明確になって、話し合いをきちんと収束させることができます。
時間を記録することで、優先順位のミス、段取りの不足など改善点がわかり、次回の仕事に活かせます。これにより仕事の効率化が進み、時間短縮のノウハウを蓄積できます。業務時間の記録は個人で行うものではなく、部署や会社全体で推進する改善活動の一環として実施し、ノウハウを共有します。

（出典：http://grafaci.or.jp/what）

従来のテキストベースの議論の表現では、イメージが湧かず、相互の関係性を把握する場面では人によって捉え方が異なってしまいます。意見や数字など現実的なことだけを求めると閉塞感を脱しきれず、発想がなかなか広がらないものです。しかし思いや感情、感覚などを見える化して共有すると、二次元のイメージとなり、チームとしての一体感や発想が一気に広がるのです。

３．グラフィックファシリテーションの方法

　

グラフィックファシリテーションを行う上で必要なツールは、以下のとおりです。

・ホワイトボードor模造紙
・マジックペン（3色以上）

その他に、セロハンテープ、付箋、キッチンタイマーなどがあると便利です。

グラフィックファシリテーションは、次のように行います。

①発言が出やすい座席配置にする(扇中など)

②ファシリテーターを立てる

③グラフィッカーを立てる

④要点を簡潔にまとめる

⑤ファシリテーターの「問い」で議論を分かりやすく整理する

■記録の取り方の種類

• ●箇条書き

最もシンプルな記録方法で、情報を文章で表現するのではなく、簡潔な言葉で記号を付けて列挙します。不要な情報がそぎ落とされるため、ポイントを把握しやすくなることが特徴です。

箇条書きされた項目を上から順番に行う【時系列】形式と、どの順番で行ってもよい【並列】形式を使い分けます。

• ●グルーピング型

バラバラな情報を、類似の要素で組み分けて一つのグループにします。

見出しを付ける、色分けする、線で囲むなどしてグループ分けをすると、分類を把握しやすくなります。

• ●マトリクス型

関連する情報を縦軸と横軸に分類することで、相関関係やポジショニングといった各要素間の関係

を比較しやすくなります。縦軸と横軸にどのような要素を設定するかがポイントです。

• ●マンダラ型

マンダラート（マンダラチャート）とも言われる手法で、アイディアの整理や思考の広がりを図る手軽な発想法として活用されています。マンダラ模様のマス目の中心に話し合いのテーマを書き、それに対する意見を周囲のマス目にグルーピングして書き込んでいきます。

• ●関係図型

重要な部分の相互関係や「原因と結果」といった因果関係を構造的に表現する記録方法です。

ロジックツリーやフローチャート、フィッシュボーンのようなフレームワークを使ってまとめると、情報の抜け漏れを防ぐことができます。

４．ファシリテーショングラフィックの効果

　ファシリテーショングラフィックを用いると、議論が一枚の絵となり次のような効果をもたらします。

・話の流れを俯瞰できる

・話の内容が分かりやすく伝わる

・触発されて新しい意見やアイデアが生まれやすくなる

・発言、発想が自由になり、創造的な対話を引き出す

・ギャップやヌケモレが分かりやすくなる

・活発な議論が物語になり、読んで楽しくなる

・記憶として定着し、次につながる

・共通理解と共感から、チームが一つにまとまる

・参加者全員が常に目的、課題解決に向かうため、会議の生産性がアップする ・参加しなかった人もビジュアルに理解でき、意識や行動を変えることにつながる

BPSでは、マンネリに陥りやすい会議やミーティング、朝礼の進行を革新するファシリテーションスキルの研修をご提供しています。ファシリテーションスキルは、会議やミーティング参加者の思考を活性化するだけでなく、お互いに刺激を与え合い、新たな知見を生み出すことができるリーダーに必須のスキルです。会議やミーティング、朝礼を活性化したいとお考えの方は、導入をご検討ください。

　

研修効果がいま一つと感じていらっしゃる人事担当者のみなさまに、「学習法の新しい潮流」をご紹介いたします。

ビジネスの世界と同様に、人材教育分野でも様々なイノベーションが起きており、心理学や脳科学の知見を基にした効果的な学習法が提起されています。 今回は、その中からインターリーブ学習法を取り上げます。研修が行動変容やスキル修得に繋がっているのか疑問があるとお考えの方は、研修のスタイルを刷新することをご検討ください。

～目次～

その常識は間違い？：効果的な学習法

ブロック学習とインターリーブ学習

インターリーブ学習を研修に取り入れる

1．その常識は間違い？：効果的な学習法

＜授業を聞きながらノートをとる。ひとつのテーマを集中して勉強する。一貫して学べる環境に身を置く。＞

これらは「効果的な学習方法」の正反対にあると、UCLAの心理学者ロバート・ビョーク氏は言います。

その代わりにビョーク氏が勧めるのがインターリーブ（interleaving：交互配置、挟み込み）です。

例えばテニスなら、サーブを1時間練習するのではなく、バックハンドやボレー、オーバーヘッド・スマッシュ、フットワークなど幅広い技能を混ぜて練習するのがインターリーブです。

1度の集中練習によってサーブの能力を大幅に向上させるのと違い、インターリーブは、多くのスキルをほとんど気づかない程度に向上させます。しかし、やがてこれらの小さな向上が積み重なっていくと、同じ時間をかけてひとつひとつのスキルを順に習得する場合よりも、はるかに大きな成果が得られると言われています。

効果的なインターリーブには、それぞれのスキルをそれぞれの「位置」につかせる効果があるとビョーク氏は話しています。

「ある情報を他の事柄と関連付ける形で習得すると、はるかに大きな学習効果がある」。

（ただし、関係のない技能を混ぜることは意味がない。テニスのサーブを練習するときに、シンクロナイズド・スイミング、ヨーロッパの都市、Javaプログラミングを混ぜてもだめだ。）

さらにビョーク氏は、学習を行う場所についても指摘します。学んだ場所と同じ場所でその情報が必要になる場合はそこで学習してもいいでしょうが、寮の部屋や事務所や図書館の2階でない場所でも情報にアクセスしたい場合は、学習する場所を変えるほうが効果が上がります。

インターリーブや場所を変えるというテクニックは、数学であれフランス語であれ、社交ダンスであれ、何かの技能をマスターしようというときに役立ちます。さらに、分散効果（spacing effect）も役に立ちます。分散効果は、1885年にドイツの心理学者、ヘルマン・エビングハウスが最初に記述した現象です（長い期間をかけて数回学習したほうが、短期間で繰り返して学習するよりも学習効果が高いという現象）。

学習してから時間を空けてテストをすると、空いた時間が長いほど、多くのことを忘れています。ところが学習してから時間を空け、それから再び学習した場合、空けた時間が長いほど2度目の学習後には多くのことを覚えている、とビョーク氏は説明しています。「記憶のなかの何かにアクセスするとき、われわれは、それが記憶の中に存在していることを明らかにする以上のことをしている。単なる再生とは違うのだ。記憶から取り出した情報は、将来、さらに思い出しやすくなる。記憶の取り出しがうまくいけば、その取り出しが困難で厄介であるほど、得られる利益は大きくなる」

間隔を空けて行われる2度目の学習については、その間隔を、1度目の学習で得た情報をかろうじて思い出せるという状態に保たなければなりません。混沌とした記憶の中から情報を取り出す作業が大変であればあるほど、2度目の学習における習得効果は強化されます。

以上のようなことから、ビョーク氏は、授業の最中にノートを取るのではなく、授業の後でノートを取ることを勧めています。授業の情報を意識的に思い出すことは、単に黒板を書き写すよりも効果的だからです。苦労すればするほど学習効果も上がります。

（参照：WIRED｜https://wired.jp/2012/02/17/everything-about-learning/）

２．ブロック学習とインターリーブ学習

一般的なやり方である、単元ごとにまとめて学んでいく学習法がブロック学習です。一方、何かを学習する際にあえて関連性のある違う科目を混ぜる学習法をインターリーブ学習といいます。

2007年、南フロリダ大学が行った実験では、10〜11歳の男女24人に対して、「面の数、辺の数、点の数、角度の数」の問題学習を行いました。

半数の12人には面の数、辺の数、点の数、角度の数と順番に解くブロック学習で、もう一方の12人には、問題の種類をランダムに混ぜたインターリーブ学習としたのです（双方、問題の数と休憩時間は同条件）。 翌日４種類すべて１問ずつ出題するテストを実施したところ、インターリーブ学習のグループの正解率は77％、ブロック学習のグループは38％と、ほぼ２倍の開きとなりました。

３．インターリーブ学習を研修に取り入れる

この効果的な学習方法を企業における研修活動に活かしたらどうでしょうか。

上記のポイントは２点あります。

まず１点目は、同じことをひたすら繰り返す学習である「ブロック学習」から、複数の項目、スキル、以前の研修の復習等を混ぜて行う「インターリーブ学習」に研修のスタイルを変更することです。研修終了後に復習を取り入れることでより理解度は増し、記憶は定着します。

また研修テーマがAからEまで５項目あり、全５回の研修を行う場合、１テーマずつ終わらせるやり方でなく、5回の研修の一つずつにAからEすべての要素を入れるようにします。１つのテーマを集中して掘り下げるほうが学習効果が高まると思いがちですが、人間は同じことを続けていると飽きがきて、脳の機能が停滞してしまいます。つまり、脳は刺激を与えなければマンネリ化するのです。その意味でもインターリーブ学習は理にかなっているといえます。

２点目は研修の最中にノートを取ることを止めさせることです。

実際ノートを取ることに集中して、講師の話を聞いていないことはよくあります。どうしてもノートを取りたい場合は質問すべき事項、補足で覚えておきたいこととか、本当に必要最小限のことに絞るのです。そして研修の最後の時間にノートにまとめる時間を与えれば、各自が工夫するようになり、研修内容を理解し自分の言葉に変換することができます。

最後に、研修場所も研修室や会議室だけでなく、外部研修にしたり、他の場所へ環境を変えたりすることで脳の働きが活発になり、研修の成果も上がります。このように学習法や学習場所の工夫だけで、研修成果が顕著に変わるものであれば、「まず、やってみる」ことをおすすめします。

BPSでは、インターリーブ学習の考え方を基にしたブレンディッドラーニングをご提供しており、オンライン研修、オンデマンド教材、講師との１on１面談などを組み合わせた様々なご提案が可能です。 従来の研修スタイルを、新しい知見を基にした効果が見える研修スタイルに変えてみませんか？

生産性を向上させるノウハウを活用して残業をなくす

　働き方改革の成果で統計上の時間外労働時間数は減少していますが、サービス残業はなくなっていないという声を聴きます。「業務量が増えたら残業で対応する」という足し算思考が続く限り、本質的な解決＝業務改善による生産性向上には結びつきません。「残業」に解決策を求めるのではなく「業務改善・効率化」に意識を転換させるために、本コラムでは、スケジュール管理の考え方や４つの生産性向上ノウハウをお伝えします。 社員のみなさまの意識改革の一助になれば幸いです。

～目次～

仕事は引き算で組み立てる

業務時間を記録する

スケジュール管理ツールの使い方

業務に集中して生産性を向上させるコツ

1．仕事は引き算で組み立てる

　残業時間を削減するポイントは大きく２つあり、「ムダな仕事をやめる」「タイムマネジメントを行う」ことです。

今回はタイムマネジメントをシンプルな形でご紹介します。

仕事を足し算で捉えて、完了した時間を終業時間とするビジネスパーソンが多いのですが、これでは、業務量の増加がそのまま残業増になり、残業の常態化につながります。

本来仕事は納期から逆算してスケジュールを立て、年→月→週→日の流れに沿って当日やるべき仕事を時間軸でコントロールすべきものです。

このやり方は仕事の足し算でなく、引き算で組み立てられたものです。今日の仕事スケジュールを決めることによって残業を発生させない仕組みなのです。イレギュラーな仕事が入ったとしても、ぎっしりとスケジュールを埋めずに２〜３割余裕時間を空けておけば対応できます。

２．業務時間を記録する

　スケジュール管理が上手くいかないもう一つの要因として、時間の見積りの甘さがあります。 各業務はきちんと分単位で記録することが重要です。

時間を記録することで、優先順位のミス、段取りの不足など改善点がわかり、次回の仕事に活かせます。これにより仕事の効率化が進み、時間短縮のノウハウを蓄積できます。業務時間の記録は個人で行うものではなく、部署や会社全体で推進する改善活動の一環として実施し、ノウハウを共有します。

３．業務時間を記録する

　スケジュール管理の方法やツールは、各自が自分にあったやり方で行えばよいのですが、手帳、PC、スマホのアプリなど複数のツールを一緒に利用すると、記入漏れのミスやダブりが発生して効率が悪くなります。

スケジュール管理に使うツールは一つにまとめることです。ツールは出来るだけ見える化して、業務完了後に／を引いたり、チェックマーク記入したりすると、達成感があり仕事の意欲も向上します。

やるべき仕事を記録しておけば、取り組んだことを思い出すことや次の業務は何をしたらいいかなどを考えずに済み、効率的に仕事を進めることができます。一つの業務の締め切り時刻を意識して仕事を連続的に処理することで、残業をなくし生産性向上を実現するのです。

４．生産性を向上させるノウハウ

　生産性は、業務にどれだけ集中できるかで決まります。 ビジネスパーソンの生産性を向上させるためのノウハウは以下のとおりです。

①　時間帯別にナレッジワーク、ルーティンワークを振り分ける
朝から午前中は、集中力が求められる仕事に従事するベストなタイミングだと言われています。企画書づくりや資料分析等の「ナレッジワーク」は午前中に行い、午後はルーティンワークに充てる、といった工夫をすると、格段に生産性を高めることができます。

朝一番に何をするかという点も重要です。スタートダッシュとして滑り出しを良くすることも必要ですから、いきなり複雑でハードすぎる仕事をするのは考え物。素早くできることや得意なことを最初に行なって勢いをつけてから、ナレッジワークに移ると良いでしょう。

②　メールチェックのルール化
　仕事のできる人のキーワードは「同質化」。複数のタスクを同時並行的に進めるマルチタスクより、一つひとつの仕事に集中するほうが生産性は上がります。そこでお勧めしたいのが、メールを見る回数を限定すること。

返信に追われたり、その都度発生する用事に対応したりしていると、業務が細切れになり、集中力も途切れます。いったん途切れた集中力は、取り戻すのに15～20分かかると言われます。メールチェックは「朝・午後一時・夕方」など、１日３回程度に決めておくと良いでしょう。

③　メリハリをつけてリズムよく仕事を処理する
仕事のできる人は、休憩も大事にしています。集中すべきときは集中、力を抜くべきときに抜く、といったメリハリをつけているのです。

休む間も惜しんで、デスクで昼食を摂りながら作業を続ける人がよくいますが、これでは午後の余力を失ってしまいます。 上手な休憩の秘訣は、「脱マンネリ」。

席を立って洗面所に行くなら、ときには別のフロアに行ってみる。ランチに行くなら毎日同じ人とではなく、別の部署の誰かを誘ってみる。このように場所や人を変えると、刺激により脳が触発されます。

④　スキマ時間を活用する
スキマ時間を上手に使えるか否かも、差がつくポイントです。ここで役に立つのは、スキマ時間専用のタスクを用意する習慣です。

「５分かかる仕事」「10分かかる仕事」「15分かかる仕事」と３種類ほど用意して付箋に書き、目につくところに貼っておけば、「電話の折り返し待ち」などの突然のスキマ時間もムダにせずに済みます。
　時間の使い方は一辺倒のやり方でなく、このように「タイムマネジメント」「メールチェックのルール化」「メリハリをつける」「スキマ時間の活用」などで、自分なりに工夫して手順と段取りで取り組んでいきましょう！

　BPSでは、事務改善や業務効率化の考え方をご紹介するだけでなく、自分ごととして捉えて現場の仕事に活かせるようにする研修をご提供しています。

業務効率化のための行動意欲を高め、仕事の仕方を変容させるために、研修の導入をご検討ください。