事務におけるミスを「どんな→なぜ→どうすれば」の3つのステップで解決！

こんにちは、ビジネスプラスサポートの川勝です。

今日は、BPSの人気テーマ「事務ミスゼロの仕事術」をご紹介します。

このテーマは通年よくご依頼いただき、オープンセミナーでもインハウスでも需要の高い内容です。

その分、BPSでも定期的に見直し、事例やワークを最新版にアップデートしております。

ミスゼロの3つのステップについてご紹介しますね。

事務ミスゼロの仕事術

日々の業務を、せっかく効率よく進めていても、ひとたびミスが起こると、仕事が止まってしまったり、割り込みで対応しなければならないことができて、残業になってしまうことがあります。
また、大きなミスであった場合は、企業としての損害が発生したり、お客様にご迷惑をかけてしまったりと、良いことは一つもありません。

そして、残念ながら人間は完璧ではありませんので、どれだけ気を付けていても、状況や環境によっては、ミスが起こることもあります。

事務ミスゼロの仕事術のでは、

・まずは“どんな”ミスが起こっているのか、ミスを分析します。
うっかりミスなのか、思い込みによるミスなのか、または報連相が上手くいかなかったのか・・・
「ミス」と一言でまとめられていますが、その姿は様々ですよね。

・そしてミスの姿を分析した後は“なぜ”ミスが起こったのかの原因を深堀りします。
全てのミスには原因があるので、広く多面的に原因を洗い出し、ワークで深堀りして真の原因を探ります。

・最後に、では“どうすれば”ミスがなくなるのか、よくあるミスの例に沿ってその対処法をお伝えします。ケーススタディもご用意しているので、自社でのミス対策の実践にも直結するような内容です。

ビジネスプラスサポートでは、このような「事務ミスゼロの仕事術」研修をご用意しております。

詳細をお尋ねいただく場合は、お気軽にお問い合わせください。

皆様の業務が効率的に、ミスに妨害されることなく進むことを祈っております！

これまでの振り返りとこれからの過ごし方で2年目が変わる！！

こんにちは。ビジネスプラスサポートの浜崎です。
10月に入り、新入社員フォローアップ研修の機会も増えて参りました。
みなさまの職場でも様々な形でのフォローアップが行われていると思います。

BPSでは、7月に

• ●　モチベーション＆ビジネスマナー
• ●　新人としてのリーダーシップ
• ●　相手に伝わる伝え方
• ●　セルフマネジメント

の4テーマを取り上げて、人事ご担当者、研修担当者向けに新入社員フォローアップ研修体験セミナーを開催いたしました。

今回は、社内で実践できる新入社員フォローアップについて、実際の職場でどのように新入社員の育成を進めていくかについてご紹介いたします！
（この４テーマについてのアーカイブや資料をご希望の方はこちらからお申し込みください）

■フォローアップの流れ

フォローアップは、「本人が現状を認識し、前進するためにはどのような行動が必要なのか？」ということを理解し、納得しないと行動変容＝成長には繋がりませんから、面談で話をして終わり、日頃の様子を見て指導側が計画を決めるというだけでは、ほとんど効果はありません。

今の20代の若者が求めているのは「働きやすい職場」「成長できる仕事」と言われています。本人不在とならないフォローアップの実践を目指しましょう！

おすすめの流れは、以下の１～４を、本人と共に進めていくことです。

では、1～4に沿って、具体的にお伝えして参りましょう。

1.現状の確認

現状の確認とは、いまの「現在地」はどこか？ということです。
やる気があるように「見える」、この「くらい」まで出来るようになった、というような抽象的 な現状ではなく、

• ●　入社時からのモチベーションの変化の波
• ●　知識・スキルの習得状況
• ●　仕事への意欲

とマインドと知識・スキルに分けて把握できることがベストです。
加えて、本人の性格やコミュニケーションの傾向なども踏まえて、「現状はどうなのか？」を把握することで、この後、何が要因で、どうしていくことが良いのかが見つけやすくなります。

【キーワード】
＃モチベーション＆ビジネスマナー
＃セルフマネジメント

２．浮かび上がった課題・お困りごと、悩みの整理

現状の確認が確認できたら、今見えている課題、お困りごとについて、まずその要因を考えます。すぐに「こうすればいい」という解決策に走るのではなく、何がその後ろに理由として隠れているのか？までを考えないと、先々で形を変えて課題として浮上してくる可能性が高いからです。

また、その要因は、本人にないことも間々あります。
質問しに行きたくても、聞きたい人が忙しそうにしていて話しかけられない、という周囲の「人」に関する問題や、現在のマニュアルがアップデートされていない、という「環境」の問題もあるかもしれません。もちろん、本人の意識の問題、知識やスキル不足もあります。

この要因掘り下げをせずして、「わからなかったら訊いて」「それはマニュアルに書いてあるよ」というのは酷な話です。わからないことがわからないということも新入社員であれば多くあります。
現状の確認後は、「その現状になっている要因」の分析を、本人と共に行い、必要に応じて客観的フィードバックを行い、その後に解決案や改善策を考えるというステップを踏みましょう！

【キーワード】
＃モチベーション＆ビジネスマナー
＃新人としてのリーダーシップ
＃相手に伝わる伝え方
＃セルフマネジメント

３．解決案、改善策を“共に”思考

具体的な課題が見えてきたら、次はそれらをどうクリアしていくかです。
成長のスピードは人によって違います。どのくらいのボリューム、スパンで進めていくとよいのかを本人と共に考え、最終的なゴールからチャンクダウンし、小さな目標を設定していきます。

ここで大切なのは「できること」を言語化するということです。課題となっていることは、自信がないこととも言えます。小さな目標をクリアしながら成功体験を積み重ねることで自信がついてきます。自信がつくと仕事は楽しくなり、向上心も生まれます。

また、解決案、改善策を出すときは、「SMART」などを活用して具体的に書き出しましょう。特に気を付けていただきたいのが、以下の３つのワードを使わないということです。

• ●　意識する
• ●　心がける
• ●　努力する

一見、何がいけないのか？と思いがちですが、これでは、具体的とは言えないのです。
人は、具体的アクションレベルになっていないとなかなか行動に移せないものです。
「何をどう意識するの？心がけるの？努力するの？」までを言語化するようにしましょう。
例）　×「自分から積極的にコミュニケーションを取るように心がける」
　　　◎「出勤時は相手の目を見て挨拶＋αの声がけをする」

【キーワード】
＃モチベーション＆ビジネスマナー
＃新人としてのリーダーシップ
＃相手に伝わる伝え方
＃セルフマネジメント

４．残りの半年間の過ごし方（目標）を言語化する

さぁ、現状確認ができ、課題やお困りごとに対する解決案、改善策が出たら、最後は残りの半年間をどのように過ごし、２年目がスタートするときにはどのようになっていたいか？を本人に言葉にしてもらいます。

目的地が曖昧なままでは、道に迷うこと必至です。
ここまで考えてきた課題やお困りごとをクリアしてどんな自分で２年目をスタートしたいのか？未来の自分をイメージします。

イメージできないことは、現実にはなりにくいですから、ここは大いに「思い」を言葉にしてもらいましょう。そして、その実現に向けて支援して欲しいことはないか？も確認し、最後に、期待していることを添えてフォローアップは完了です。

人財育成は、「忍耐」です。
組織の未来を背負う、次世代人財の育成は価値ある投資です。
とはいえ、うまく進められないな、アドバイスが欲しいなということがありましたら ぜひビジネスプラスサポートへご相談ください！

10月23日(月)14時～15時「会社が変わる！　“女性が成長・活躍する”人財育成と組織開発のポイント」

こんにちは。ビジネスプラスサポート花村です。

女性社員が成長、活躍できる組織づくりは今や喫緊の課題となっていますね。

女性活躍推進法が改訂され、機運が高まってはいるものの、理想の組織にはなかなか近づけていない企業様が多いのではないでしょうか？

ビジネスプラスサポートにも「上長の意識改革」「女性社員の育成」をはじめ、様々なお悩みを相談いただきます。

本セミナーは女性の活躍を阻むボトルネック、解消方法など、弊社代表の藤井美保代がお伝えいたします！

皆さんの疑問やご意見をお聞きするコーナーも設けています。

1時間でコンパクトに凝縮してお伝えします！

ぜひ、こちらの詳細よりご覧いただき、お申込みください！

こんにちは、ビジネスプラスサポートの川勝です。
あっという間に上期が終わり、下期のスタートを切りました。
気温も心なしか涼しくなり、秋の気配を感じているこの頃です。

さて、本日はお客様からご依頼いただくことの多い研修プログラム一覧をご紹介します！
先日ブラッシュアップした「女性活躍」に関するテーマが、やはり人気ですね。

研修名から各研修の詳細ページにジャンプが可能です。

気になるものがございましたら、ぜひお問い合わせください。

【人気研修プログラム　ランキング】

1位　女性ならではのリーダーシップの発揮の仕方研修

不確実性の高い時代、女性社員に求められる役割は多岐に渡ります。「私には無理だ」という自分の心の壁を取っ払い、1歩踏み出すためのきっかけづくりを行います。
動画にて事前学習を行うことで、当日は参加者の方の課題解決支援を中心に進行します。

2位　アンコンシャス ・ バイアス研修

人には無意識の思い込みがあります。そのような思い込みは組織への不協和音をもたらします。
アンコンシャス・バイアス研修では無意識の思い込みを正しく理解し、多様な人材を受け入れ、それらすべての人々の多様性を活かせる状況を作り出します。

3位　チーム ・ 業務の見える化研修

目的に向かって正しく業務を遂行するためには属人的な部分を取り除く必要があります。
チーム・業務の「見える化」研修では、効率的にミスなく仕事を進めるためのコツを習得していきます。

4位　仕事の質とスピードを高める 4 つの力研修

競争が激しい社会のなかで、企業間の競争優位性を確保するためには、仕事の質とスピードを高め、生産性を高める必要があります。本研修を通して、旧来からの非効率・非生産的な業務から脱却し、従業員が自ら高いパフォーマンスを発揮するための4つのスキルを習得していきます。

5位　巻き込み仕事力向上研修

目の前の仕事に集中するあまり、周囲を振り回してしまったり、仕事を抱え込んでしまったりすることがあります。
巻き込み仕事力向上研修では、目標達成に必要な周囲の協力を引き出し、協働する力を養います。

6位　メンタルヘルス研修

社会環境の変化によって、従業員にかかるストレスは高まっています。そうしたストレスからくるメンタル不調者を出さない職場づくりが管理職やリーダーには求められています。また、管理職やリーダーにおいても自身の身を守るためのセルフケアも重要になります。良い仕事、良い人生を歩むためにも、メンタルヘルスの基本を理解していくことが重要になります。

7位　ハラスメント対策研修

ハラスメントを起こさないために、組織としての適切な環境を構築するための予防と対応に関するスキルと知識を身につける研修です。

8位　VUCA 時代の管理職 ・ リーダーのための 「4 つの仕事力」 研修

不確実性の高い社会においても管理職やリーダーには成果が求められます。
VUCA時代の管理職・リーダーのための「4つの仕事力」研修では、成果を出す4つの力について習得していただきます。