2016年2月16日

マンスリーレポート2015年2月号

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業務改善残業ゼロシリーズ C01-3

~自動化(確認のムダ取り)~

「ムダ」とは付加価値を生まず、会社にとって必要性、目的性のないものです。
日々の業務には、気づいていない「ムダ」が多く潜んでいます。
事務部門の代表的なムダを分類すると、「確認」「重複」「反復」があります。

◆「確認」「重複」「反復」のムダ事例

確認
 あいまいな指示で確認が必要な書類
 パソコン業務で自動化できるのに、人が確認を行っている

重複
 部署間で同じ業務を行っている
 メールでの連絡を印刷して配布している

反復
 同じ内容の問い合わせに対応している
 同じ内容の入力の繰り返し

ある企業では、事務スタッフの確認業務が１日の25%を占めていました。

◆「確認」「重複」「反復」のムダ取り対策

ムダを発見した時点で、付箋でボードに見える化し、メンバー全員で問題を解決して、業務の効率化を実現しましょう。
「確認」「重複」「反復」のムダの多くはWeb、パソコン等のシステム上で解決し、自動化することが今回の重要なポイントです。

『仕事の見える化』実践レポート

<人材派遣業事務スタッフ/入社3日目の事例> 「業務とファイル管理の流れ化」のために、「デスク周りの戦略基地化」を行いました。
デスクの引き出しに、3カ月分の 1日から31日まで、一日単位でのフォルダーを制作しました。これから、それぞれのフォルダーに、『1案件=1クリアファイル』で保管して、日々の仕事を「見える化」していきます。

日付のフォルダーを見て仕事をすることで、ヌケやモレを防ぐことができます。