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コラム「探し物の浪費への考察(4)」(2018年3月22日)

探し物の浪費への考察(4)

「すぐ探索、検索できる」仕組みをつくることは探し物の浪費をなくすうえでも重要なポイントです。今回はシリーズ最終回として、モノに焦点を当て、現場で即把握できる「見える化」により問題解決を図ります。

(1)所番地管理
モノにおいては、所在地を示す所番地での管理が基本です。アルファベットや数字を利用して誰もがわかる所番地で一元管理します。
オフィス内を碁盤の目で区画化したり、部署毎のスペースで区分します。

(2)置き場No
次に棚やキャビネットなどの置き場に「置き場No」をつけます。「部署名」と「通しNo」の表示、または「アルファベット」+「通しNo」の表示とします。

 

 

 

(3) 棚No.
書庫や文具消耗品の棚などは、それぞれに棚No.を付けます。こうすることによって、「あの棚」「この書庫」といった曖昧な指示代名詞がなくなり、個別の管理ナンバーにより、所在が明確になります。下記の図では書庫扉に貼付した管理プレートの例です。

この書庫には何の書類を保管しているのか、把握でき、探す時間を短縮できます。より工程を短縮するのであれば、扉を撤去し、管理プレートは書庫の上に表示し、直接書庫内がわかるようにすれば、「扉を開ける」「扉を閉める」の2つの工数がなくなり、スピーディーな処理が可能になります。加えて扉があると、整理整頓が遵守されず、書類の紛失にもつながる問題もあり、重要書類は施錠付きキャビネットで、その他のものはオープンキャビネットで管理すると良いでしょう。

(4) 一覧表の見える化

すべてのモノ、書類等を把握できる一覧表ではなく、主要なモノ・書類の所在がわかる一覧表を作成します。オフィスレイアウト図とセットで見える化すると誰もが目的のモノ・書類を探すことができます。

(5) 用途別整頓

文具などは用途別に管理すると、目的のモノが見つけやすくなります。使用頻度が多い順に並べることも重要です。また分類カラーも加えると条件反射により瞬時に分類を把握できます。

 

 

(6)持ち出し品管理

持ち出し品は持ち出し記録簿にて管理します。ダブルブッキングを防ぐために予約はPCでの管理とし、現物を持ち出しする際には記録簿にて二人確認で記帳します。

高価な備品などは鍵付き保管ボックスで管理すると、管理者との同時確認により記帳漏れも防止でき、確実に持ち出し管理ができます。

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