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働き方改革〜「テレワーク(1)」(コラム2017/05/18)

働き方改革「テレワーク」〜キーワードは「どこでもオフィス」

日本テレワーク協会によると、テレワークとは、情報通信技術(ICT)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。テレワークは働く場所によって、自宅利用型テレワーク(在宅勤務)、モバイルワーク(顧客先や移動中に、パソコンや携帯電話を使う働き方)、施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務:勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用した働き方)の3つに分けられます。
一般的な勤務制度では、朝起きて身支度し車や電車などの通勤手段を使って、コストや体力、時間を費やして職場に赴きます。果たして全員が出勤する必要性があるのか問い直すことです。もし通勤にかける時間をなくして、在宅勤務に切り替えたら、企業にとっては通勤手当、職場スペースや光熱費等のコスト削減に加え、在宅勤務者は電話や雑談等の仕事中断がなくなり生産性が向上します。在宅による子育てと仕事の両立、家事の平行処理、そして家族との会話も増え、親の介護も可能になります。
もちろんメリットばかりでなく、企業の情報漏洩のリスク増加、労働時間の把握が困難、コミュニケーション不足による隔たりなどのデメリットもあります。但し、できない理由から在宅勤務をやらないのではなく、メリットの効果の方が大きいことに注目すべきです。
総務省「平成 27 年通信利用動向調査」によると、テレワーク(在宅勤務、サテライトオフィス勤務、モバイルワークを含む)を「導入している」と回答した企業は 16.2%で、「導入していないが、具体的に導入予定がある」と回答した企業と合わせても全体の2割程度です(図表 4-1-3-1)。一方、テレワークを「導入している」と回答した企業にとって、テレワーク導入効果は「非常に効果があった」と「ある程度効果があった」を合わせて約8割の企業が「効果があった」と回答しています。

これらからテレワークの導入は6社に1社程度ですが、テレワークの導入企業の多くが導入効果を認めています。総務省の「地方創生と企業におけるICT 利活用に関する調査研究」(平成27年)からテレワーク導入企業の実現した効果と導入時の課題を抽出すると、下表の通りとなります。
■ テレワーク導入企業の実現した効果と導入時の課題

総務省「地方創生と企業におけるICT 利活用に関する調査研究」(平成27年)によると、テレワーク導入企業の5割以上が生産性・業務効率の向上を実現し、通勤・移動時間の短縮はもちろんのこと、3人に1人の割合で社員のワークライフバランスを実現しています(上位3項目)。テレワーク導入時の課題の上位3項目は「情報セキュリティの確保」「適正な労務管理」「社員同士のコミュニケーション」です。
「情報セキュリティの確保」については、それぞれ官公庁のガイドラインがありますので、リンク先をご参照ください。
→総務省の「テレワークセキュリティガイドライン(第3版)」
http://www.soumu.go.jp/main_content/000215331.pdf#search=%27テレワークセキュリティガイドライン%27
「適正な労務管理」については、労働基準局から手引があります。
→厚生労働省労働基準局労働条件政策課 「在宅勤務での適正な労働時間管理の手引」
http://nagasaki-roudoukyoku.jsite.mhlw.go.jp/library/nagasaki-roudoukyoku/kijun/201203/tebiki-12032901.pdf#search=%27適正な労務管理+テレワーク%27
「社員同士のコミュニケーション」については、次のようなICTを活用することです。

①シンクライアント・システム:ユーザーが使用する端末の機能は必要最小限にとどめ、サーバー側で処理を行う仕組み
②スマホの内線化
③チャットツール(テキストチャット・ボイスチャット)
④ビデオ会議・Web会議システム
⑤どこにいても「一緒に仕事」ができるコミュニケーションツール

コミュニケーションではツールによる情報化だけでなく、どうコミュニケーションを図っていくべきかに注力すべきです。
その解決策とは、
・日報の活用:1日の活動内容を「日報」に記入、それを上司からトップに至るまで、「「報・連・相」をウエブ上で行い共有します。
・各メンバーがツール上で、「◯時まで無理!」「○の場所で打ち合わせ中」「16時帰社予定」など、スケジュールや居場所を知らせたり、拒否メッセージを表示したりして、現在の自分の状況をわかるようにすることです。これによりコミュニケーションが円滑に進みます。
・「居場所」確認ツールでメンバーがどこにいるのか確認できるようにします。メンバーがいる場所がわかれば、探すムダがなくなり、コミュニケーションの選択(会って話す/電話する/チャットするなど)が即判断できます。
・上司と部下は定期的に面談することも大切です。人事考課に基づき、目標設定、能力開発、教育研修などを実施し、業務の進捗状況の把握からサポートを行うことで、常にメンバーが必要とされていることを認識し、より前向きに業務に取り組めるようにします。

以上のことを念頭に置いて、テレワークはまず導入しやすい職種から始めると良いでしょう。適した職種は「営業」「研究・開発」「システム関連」「顧客サポート」「企画・調査」などが挙げられます。次回のコラムでは実際の企業の導入事例などを紹介していきます。