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事務改善力向上 :三井住友ファイナンス&リース株式会社様

Project Detail

事務改善力向上支援事例

三井住友ファイナンス&リース株式会社
http://www.smfl.co.jp/

  • 本社所在地:東京都千代田区
  • 設立:1963年2月(リース事業開始:1968年5月)

人事部副部長兼人材開発室長 高野 智正氏
事務企画部 部長代理 佐伯 祥子氏
事務企画部 増尾 直子氏

2013年から継続的に研修を担当させていただいている三井住友ファイナンス&リース株式会社様の皆様に、研修導入のきっかけと経緯、そして今後の展望についてお伺いしました。

事務改善力向上 三井住友ファイナンス & リース株式会社 様

背景

事務企画部では、人事部と協働して、女性社員の活躍の機会を拡大しつつ、業務生産性を向上させるため、業務職(*)に初の外部研修を検討された。
また、新人事制度導入により一般職が業務職に変更され、それに伴い、一般職の補佐的な役割から、自律的に業務を遂行する役割に変わった。そうした状況の中、職場の事務改善活動という実践を通じて成功体験を得ることも、研修導入の目的だった。
インターネットでどのような研修があるのかなどの情報収集をされていたところ、弊社HPにたどり着かれ、弊社代表・藤井の拙著をお読みいただく中で、「改善活動を通した“ヒトの意識変革”と“コト=生産性向上”」という考え方にご賛同をいただく。
藤井の考え方とそれまでの実績からご判断いただき、他研修会社ではなく導入を決定された。

2013年に行われた第一回の研修から数えて3年間、東京・大阪にて毎年研修を継続され、これまでに累計150名の方が受講された。
「女性活躍推進」をミッションに掲げた同社は、業務職の仕事における「正確性・効率性・ローコスト」の更なる向上を目指し、研修を通じて職場環境の改善に取り組み続けている。1回きりの研修で終らず、フォローアップ研修までの半年間、参加者は様々なアイディアを基に、各職場で数多くの改善成果を残している。

  • 業務職・・・2014年に導入された新人事制度により、「一般職」を「業務職」と改めた。

「モノ・ヒト両面の改善」に取り組んだ特徴的な3つの取組み

成果① 「事務集中タイム」による残業減と仕事の見える化

業務職は総合職の人とは違い、自分の仕事のほかに、ひっきりなしに鳴る電話対応をこなさなければならない。目の前の仕事に集中しようとしても、定期的に電話対応で手を止められるのは仕方のないことではあるが、やはり効率が悪いということで、1週間に2回、各1時間「事務集中タイム」を設けようというアイディアが現場からでた。この時間帯にかかってきた電話を総合職の方に協力してもらうことで、業務職は自分の仕事に集中する時間を確保できる。

アイディアを形にできたという事実にとどまらず、上司の理解、総合職従業員の協力を得るという段階を踏み、「周りを巻き込んだ」改善ができたということが、成功体験として当事者たちの自信につながったことも大きな成果と言える。

また、周りに自分の仕事を手伝ってもらうため、必然的に各業務がマニュアル化された他、業務を見直す過程で無駄が省かれ、業務効率化・残業削減にも貢献した。
このように、仕事の効率が上がったこと以外にも属人的な仕事が標準化され、結果的に会社が求める「仕事の見える化」が実現された。

成果② 社員が自発的に発案した「美化DAY」がスタンダード化に

毎月1回、給料日に行われる「美化DAY」。これは2015年9月の本社移転を目前に、「ペーパーレス化・キャビネ減」を目標に掲げていた頃に現場から出たアイディアで始まった取り組みである。美化DAYには全員で手元にある書類の廃棄・ファイリング、備品の整理などを行うのだが、一人ひとりが少しずつ実行に移すこと、そしてそれを毎月継続することでオフィス環境が大きく改善された。

現場からの発案で行われるようになった施策が今や他のフロアでも取り組まれる社内スタンダードになりつつあり、発案・実行を推進した社員の自信にもつながっている。

成果③ 全社で取り組めば大きな成果になることが証明された「電話メモ」のメール化

業務職に任せられた仕事の一つに「電話対応」がある。電話を取り次ぐ際、かつては「紙の電話メモ」を使用していたのだが、社内で使用しているメール機能に「電話メモ」というシステムがあるから、これを導入してペーパーレス化・事務効率化を図ろうという発案があった。最初は数名が取り組み始めたものであったが、これを100名規模の部署が一斉導入しようという決断をしたことをきっかけに、今や電話メモの電子化はすっかり同社の文化として定着しつつある。
「電話メモの電子化」とだけ聞くと、小さな取り組みに聞こえるかもしれないが、

  • 紙に書く時間の短縮
  • デスクまで届ける時間の短縮
  • 作業時間短縮による集中力の向上
  • 紙のメモが紛失されるリスク削減

などの利点は決して小さいものではない。しかも同社の社員数を考えれば、まさに「塵も積もれば山となる」であり、組織規模が大きいほど無視できない時間数となりえる。

研修の機会を通じて現場の従業員が発案・実行に移せたということは、研修を企画した立場としても大変うれしいことである。

事務改善力向上の研修風景

事務改善力向上の研修風景

事務改善力向上の研修風景

事務改善力向上の研修風景

具体的な研修内容

研修内容は毎年「改善点」を絞って行われている。従業員が全国2,000人近い規模を誇る企業であるため、会社が決めたことを全社に適用するということは難しい。「改善案」はトップダウンではなく現場グループごとに話し合って決定され、主体性をもって日々の取り組みを進めている。

過去3年間の事務改善研修取り組み事項

2013年度 2014年度 2015年度
改善項目 営業部門中心

違う部署同士のグループで共通課題の改善活動を実施

管理部門中心

共通業務に関わる同士のグループで共通課題の改善を実施

本社移転対象部店

本社移転に伴い移転先フロア単位のグループで共通課題の改善活動を実施

業務効率化
事務集中タイムの設置による業務効率化
計数報告方法の効率化
契約書類・連絡シートの業務効率化提案
社内書類授受の効率化
電話対応効率化
Notes伝言メモ利用
留守電の設定による事務効率化
マイライン推進/電話削減
電話音差別化
電話使用方法の共有化
美化活動
「美化Day」設定によるフロア合同での美化活動
部内キャビネの紙ファイルや外部倉庫書類の整理整頓
共有ドライブ格納の電子ファイル整理
業務の見える化
マニュアルの整備・情報共有化
焼却の依頼方法統一化
キャビネット保管場所の共有化
ペーパーレス化
勉強会資料や各種依頼表や画面のハードコピーの削減
FAX・回覧書類・申請書データ化
コスト削減・資源有効利用
ディスプレイの主電源OFFによるコスト削減
用度品の再利用・発注効率化
キャビネットの大幅削減(書庫整理)
余剰用度品有効利用
共有スペースの有効活用
部門横断的問題解決
各部共通で困っていることの解決
(用度品の発注・管理、電話、社内便、お茶出し)
事務サポート部門と営業部共同開催による勉強会実施
(プロジェクタ利用)
社内便封筒の統一

研修実施概要と各回研修のねらい

2013年度
前半 後半
  1. 一般職の役割を理解した上で、生産性の高い仕事を実現するために必要な「事務改善」に 取り組む方法を習得する
  2. 事務ミスをなくすために必要な考え方について、理解を深める
  3. 事例やケーススタディを交えながらコミュニケーションの重要性を学ぶ
  1. 上期の改善進捗確認と成果発表→うまくいった重要成功要因を共有
  2. 課題を明らかにすることで、下期活動の質向上を図る
  3. 周りを巻き込む力を高めるための「事務改善力」と「伝える力」演習
2014年度
前半 後半
  1. 業務職の役割を理解した上で、生産性の高い仕事を実現するために必要な「事務改善」に取り組む方法を習得する
  2. スムーズな引継ぎ、業務の標準化を目的としたマニュアルづくりのポイントを理解する
  3. 事例やケーススタディを交えながら、周りへの影響力・コミュニケーションの重要性を学ぶ
  1. 上期の改善進捗確認と成果発表→うまくいった重要成功要因を共有
  2. 課題を明らかにすることで、下期活動の質向上を図る
  3. 周りを巻き込む力を高めるための足掛かりを作る
2015年度
前半 後半
  1. 生産性の高い仕事を実現するために必要な「事務改善」に取り組む方法を習得する
  2. 移転時に役立つ2S(デスク・書類など)の方法を習得する
  3. 事前課題に基づき、段取り力・情報収集力・判断力を発揮し仕事を遂行する方法を考える
  4. 分かりやすく相手に意向を伝え、周りを巻き込む方法について学ぶ
  1. 上期の改善進捗確認と成果発表 → うまくいった重要成功要因を共有することで再現性を高める
  2. 周りを巻き込む力を高めるための「聞き手分析」と「伝える力」を演習することで効果的に影響力を発揮する
  3. セルフマネジメント力を高めるために「自己理解」の診断と「レジリエンス力」を学ぶ

BPSに対する評価

当社成長に欠かせない大切なパートナー。今後もヒト・モノ改善にご協力頂きたい

人事部副部長兼人材開発室長 高野氏

高野氏

業務職の女性が仕事を進める上で、社内の先輩・上司から教わることはあっても、社外からの情報を得る機会はほとんどありませんでした。

事務改善についても、当然自分たちでもその必要性は理解していましたが、藤井社長がわかりやすく指導してくださり、当社の職場改善に追い風を吹かせてくれています。

藤井社長は自身が女性のロールモデルとなるべく日々努力しておられ、当社の社員に「目指すべき姿」を示してくださいます。

当社の成長、特に事務の品質向上には欠かせないパートナーとして感謝をしており、これからも末永くお付き合いいただきたいと考えています。

研修内容はさることながら、何より従業員・会社のことを理解しようとしてくださる姿勢に信頼感が持てる

事務企画部 部長代理 佐伯氏

佐伯氏

私は2013年の研修導入当初から企画・運営担当として、藤井社長とお話しする機会をいただいていました。
藤井社長とは研修企画段階から数回に亘り打合せさせて頂き、こちらのやりたい内容をお話すると更に上をいく提案をいつもしてくださいます。また研修当日、改善活動中の研修参加者の様子もよく確認してくださり、私たち従業員のこと・会社の状況をよく理解しようと努めて下さるのです。研修中も同様に、グループワークをしている私たちの会話をよく聴いておられ、そのお気持ちや真摯さが端々に感じられます。

例えば人事制度が変わったときなどは、「この度、御社の人事制度が変更になり、みなさんの仕事でも負担が生じているかもしれませんが……」というように、さりげなく私たちの置かれている状況や気持ちを理解した言葉を投げかけて下さいます。「私たちのことをわかってくれている」という感覚は、先生と受講生の「心の距離」を縮め、信頼関係につながるのですが、「講師と受講生の信頼関係」は、研修内容の理解促進、実務での実行につながる重要な要素です。

藤井社長には3年間継続的に当社の課題や成長を見ていただいており、会社のこと・従業員のことを理解し、一丸となって改善に取り組んでくださる私たちの強い味方です。

“受けたら終わり”の研修ではなく、フォローアップが充実した研修内容が素晴らしい

事務企画部 増尾氏

増尾氏

私は2013年度に藤井社長の研修を受講し、今年度からは研修企画に参加させていただいています。

「研修を受けた時はやる気が増したのに、時間がたつと忘れていく」ということはよくあることではないでしょうか。しかし藤井社長は当社の課題に焦点をあわせて研修をしてくださいますので、豊富な他社事例・エピソードの紹介から多くの学びや気づきを得て、改善活動のモチベーションとなりました。学んで終わりにさせず、きちんと実行まで喚起できるその手法はさすがです。

また、藤井社長から教わる具体的な改善手法や時間の使い方は、斬新かつロジカルで印象に残るキーワードに満ちています。それらは、受講生の納得性が高くスキルアップに即活用できるものばかりで、今年度の改善活動においても多くの成果を導くことができました。

今後の展望

研修実施が全社的に受け入れられ、現場からの提案が具体的な改善として成果がでている。
今後は研修という外部刺激がなくとも、「改善」が社内文化として定着し、一人ひとりの社員に根付いていくことを目指したい。