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マンスリーレポート2015年5月号

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業務改善 5S シリーズ A01-3

~整頓で誰もがわかるようにしましょう~

整頓とは、物を使うときに「わかる」ようにすることです。使うときは取り出しやすく、使い終わったときは戻しやすく整えましょう。
整頓の手順は「置き場所を決める」→「数量 /期限を決める」→「置き方を工夫する」→「表示する」の4段階です。

(1)置き場所は「目的・用途」と「使用頻度」で決める
使用する目的や用途が同じ、もしくは関連する物は、同じ場所で管理します。
また、いつも使う物は机周りに、たまに使う物は棚にというように、使用頻度によって置き場所を決めます。

(2)消耗品は数量を、書類は期限を決める
事務用品や消耗品などは、必要な数量を把握し、最大、最小数量を決めます。
発注数量は最大と最小数量の差分となります。最小数量になったら発注します。
書類は、法規・会社ルールに沿って、保管期限/保存期限を決めます。

(3)置き方は「作業順」「分類別」「サイズ別」で決める
「作業の順序」を念頭に置いて、分類別、サイズ別、形状別に規則性を持たせて置きます。

(4)保管の内容を表示する
表示の基本はワンルック化です。
ミスが起きないよう、表示する文字は大きくわかりやすく書き、フォーマット化、ナンバリング、色彩化で識別しやすくします。

◆整頓がうまくいくチェックリスト

□用途・使用頻度によって、保管場所を区別している
□事務用品・消耗品は基準の数量が決まっており、すぐに取り出して使える状態になっている
□書類は保管場所を定め、タイトルを明示して分類し、保管・保存期限を明示して保管している
□置き方は、作業順、分類別、サイズ別になっている
□保管の表示はワンルック化されており、誰が見てもわかる

◆改善事例(文具置き場)

改善前(デスクワゴン)
mr201505

改善後(キャビネット)
mr201505b

①「書く」「郵便に使う」「貼る」などの用途別に引き出しに保管し、引き出しに色別の見出しをつける:探す▲34秒

②「文具キャビネットマップ」(図1)を天板に掲示し、何がどの引き出しにあるかがひと目でわかるようにする:引き出しを引いて中身を確認する▲21秒

③在庫管理はトレーごとにわかりやすく、一度で確認できる

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