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働き方改革「テレワーク」(3)(コラム2017/06/12)

働き方改革「テレワーク」〜(3)在宅勤務のエッセンス

テレワーク導入企業の多くが生産性向上を認めているように、集中してデスクワークを行うには、電話や上司や同僚との会話などで中断されることが多いオフィスより、誰にも邪魔されなく静かな自宅の方がはかどるのは自然です。在宅勤務では誰かに見られているわけでもないので、自己管理をしっかり行うことが必要です。そのためには、モチベーション、時間の管理、障害の排除、部屋の環境などをきちんと構築することです。
これらのノウハウを5つ紹介します。

1. やり始めることが先で、モチベーションは後
2. 前日にタイムスケジュールを作成しておく
3. 障害を排除する
4. 仕事がやりやすい環境をつくる
5. 他社の社員から学ぶ・模倣する

 
1. やり始めることが先で、モチベーションは後
人間の脳には「作業興奮」という仕組みが備わっていると言われています。これにはアメリカのレナード・ズーニン博士という心理学者が提唱した「ズーニンの法則」があります。最も簡単な「やる気アップ法」で、面倒なことでも最初の4分間さえ乗り切れれば、あとはスムーズに進めることができるというものです。例えば掃除はしたくないと思っても、いざはじめて見ると段々とのり始め、いつの間にか熱中してしまうものです。たいていの人は勉強も仕事も運動も、最初はなかなかエンジンがかからないのが常です。しかし体からいざ動き始めると、何でもやってのけます。つまり物事はやり始めることが大切で、後は慣性の法則でやり続けるだけのことなのです。
やる気というモチベーションをあれこれ悩んだり、様々な手法を試みるより、「まず4分だけやってみる」「とにもかくにもやり始めること」を仕事のスタートとすることです。日々習慣化するために、壁には「たった一つの自分との約束:4分だけやってみること」を標語として貼り、マイルールにしましょう!

2.前日にタイムスケジュールを作成しておく

事前準備として、在宅勤務の前の日にやるべきことを書き出して1日のタイムスケジュールを作っておきます。そうすることで、朝からスタートダッシュできます。仕事のスピードはどれだけ早く手をつけるかにかかっています。早期着手により、タスク全体の納期も早い段階から把握でき、スケジュール管理が容易になります。加えて進捗管理が計画的になり、上司への報告も具体的かつ正確性も有します。目標達成度を高めるために、進捗管理として壁にスケジュール表を貼り、達成の都度、マーカー処理しましょう。たったこれだけのことで、脳を刺激し達成感を味わい、さらに「がんばろう!」という意欲が増してきます。
 
3. 障害を排除する
せっかく仕事に集中できたのに、メールやスマホが気になって中断するケースも多いものです。通常であればメールチェックは1日2~3回で十分です。時間を決めてそれ以外はチェックしないようにします。また集中力を阻害するスマホは別の部屋に置き、昼の休憩時間だけ使用するルールを守ることです。一旦スマホを覗くと、仕事とは関係のないSNSやネットサーフィンに入り込んでしまうため要注意です。

デスクの上は、処理する仕事に関係する書類だけ置き、一つの仕事をやり終えたら書類は全て片付けてから、次の仕事に取り掛かる「ワンオペルール」とします。関係のない書類が混ざるとミスや紛失につながり、ムダな仕事時間が増えてしまいます。

4. 仕事がやりやすい環境をつくる
(1) 部屋のレイアウト
集中できる部屋の配置で大切なことは、背中の向き方が重要です。これは人間の無意識の防衛本能によるもので、背中に空間が広がると集中できないと言われています。入り口のドアが視線内に入ることも大切です。後ろにあると、ドアが気になり、注意力が散漫になるからです。部屋で机の配置を考える時には、背中を壁に向けドアの入口の方へ向いて仕事をすると良いでしょう。机は本棚が目の前に付いていないものをお勧めします。目に本や漫画、ベッドなどが入ると、どうしても気が散ってしまうので、最初から視界に入れないようにします。また机を壁にくっつけて置いてみると、前に大きな壁があり、それが圧迫感を生みます。その圧迫感が心の中に抑鬱感生み、それが憂鬱感につながっていくといわれています。押入れをデスク代わりにすることはNGです。

座る位置のポイントは「採光」で、最も仕事や勉強に適している机の配置は、「窓を左側にした配置」です。このように座ると、太陽光が左から入ってくるので右利きの場合、勉強する際に手元が明るく、影が邪魔になりません。電気スタンドなどを使うときも同じように左側におきます。ちなみに左利きの場合は逆になります。また窓に向けて机を置くと気が散ってしまって勉強ができないという調査結果もあります。ちなみに集中力を高める色はブルー系やグリーン系の寒色系が良いとされています。カーテンなどに用いてみましょう。
参照:NHKテストの花道「徹底活用シリーズ第3弾 “場所”」
https://www.nhk.or.jp/hanamichi/p2012/121217.html

(2) 仕事とプライベートの環境を分ける
プライベートとのメリハリをつけるため、リビングで仕事をする際にはリビングのシャッターを閉めたり、パーテーション等で仕切ることです。これにより在宅の気配がなくなり、仕事に集中できます。

(3) デスクや椅子への投資
デスクにキャスターをつけると、移動が簡単になり普段は壁際に置いて洗濯物の片付けなどの作業台にし、仕事の時だけリビングの窓際に移動してデスクワークができます。
デスクワークは1日中、座り放しだと腰に負担がかかり、健康上良くありません。高さを変えられる昇降デスクにすると、立ったままで仕事ができ、脚のむくみなども軽減でき、肩こりや背中の痛みもなくなります。さらに眠気もなくなり、仕事に集中する時間が増えます。その上、無意識に余計なサイトを閲覧することがなくなることも利点です。

出典:afpbb.ismcdn.jp
立ちデスクワークの場合、パソコンはちょうどいい高さにできるモニターアームを使用します。

出典:http://item.rakuten.co.jp/sanwaoutlet/100-la018/
座る場合の姿勢も重要です。フットレストを置くと正しい姿勢で座ることができます。また長時間座っても疲れない高機能の椅子を購入してみることも在宅勤務を快適にするための投資です。

出典:http://item.rakuten.co.jp/esupply/eex-fr002/

5.他社の社員から学ぶ・模倣する
在宅勤務を効率良くする工夫やコツは他社の社員から学び、模倣することが生産性を向上する早道です。

【在宅勤務、効率アップの工夫やコツの例】
●始業・就業時間、子供の送迎などの中抜け時間、仕事内容などの予定を同僚に事前にしらせておく
●資料作成、企画立案などに集中できる時間を確保しておく
●同僚と週間予定を共有、チームの仕事を「見える化」する
●メールやチャットのやり取りをダラダラと続けない
●家事などは休憩時間にまとめて済ませる
●メールでのやり取りする時間より電話や直接会って話すほうが早い場合は後者を選択する
●出勤する日と同じ時間に起きて、ひげを剃り、身だしなみを整える
●職場のメンバーに、何時までにどの業務を終わらせるとメールで周知し、自分にプレッシャーをかける
●家で社員証ストラップを着用し、家にいても仕事中だと子どもに分からせる
●在宅勤務の予定を事前に妻に知らせておき、外出を促す
●自室にこもり、入室禁止にする
●休憩時以外は私用スマートフォンの電源を切る
●普段の職場環境に近づけるため。静かになりすぎないよう音楽をかける
●職場のメンバーとのコミュニケーションをスムーズにするため、1時間ごとにタイマーをかけメールをチェック
※各企業の社員の取組事例から抜粋

出典:日本経済新聞(朝刊)2017年2月7日号
日本経済新聞(夕刊)2017年2月13日号

これらの5つのポイントを踏まえての在宅勤務により仕事とプライベートの両立を図り、ワークライフバランスを実現しましょう!